Diploma Ministerial n.o 26/2014

de 24 de Julho

Orgânica dos Serviços de Aprovisionamento das Estruturas

de Pré-desconcentração Administrativa

Preâmbulo

O  Programa  do  V  Governo  Constitucional  preconiza  um processo reformador da Administração Pública feito de passos positivos,  firmes  e  consequentes  para  alcançar  uma administração eficaz, que sirva bem os cidadãos e favoreça o investimento, à altura do que se espera de um Estado moderno.

As acções a desenvolver assentam em três eixos de actuação: facilitar  a  vida  aos  cidadãos  e  aos  investidores,  melhorar  o serviço  pela  qualificação  de  recursos  humanos  e  tornar  a Administração Pública  amiga da  economia, ajustando-a  aos recursos financeiros sustentáveis do País e contribuindo para um  ambiente  favorável  ao  crescimento  económico  e desenvolvimento social.

Com a aprovação do Decreto-Lei n.o 4/2014, de 22 de Janeiro, o Governo  deu  um  passo  em  frente  para  alcançar  aqueles objectivos, integrando numa única estrutura administrativa os serviços locais da Administração Pública, até agora dispersos e  distribuídos  pelo  território  nacional  sem  harmonia  ou

coerência.

As  Estruturas  de  Pré-desconcentração  Administrativa procuram criar as condições necessárias para a instituição em concreto dos municípios ao mesmo tempo que asseguram uma prestação  efectiva,  eficaz  e  eficiente  de  serviços públicos  a todos  os  cidadãos.

Procurando  dotar  os  serviços  da Administração  Local  dos meios materiais e humanos necessários à prossecução da sua actividade,  mas  também  dos  intrumentos  administrativos necessários  à  satisfação  das  necessidades  específicas  das populações locais, o Estatuto Orgânico das Estruturas de Pré- desconcentração Administrativa  prevê  a  existência  de  um Serviço  de Aprovisionamento,  responsável  pela  preparação dos  procedimentos  administrativos  de  aquisição  de  bens, serviços e execução de obras de âmbito local. Reconhecendo a  importância  deste  serviço  para  o  funcionamento  das Estruturas  de  Pré-desconcentração Administrativa,  mas também para a correcta e transparente utilização de recursos públicos, urge estabelecer a respectiva organização funcional, o que através do presente diploma se concretiza.

Assim,  o  Governo,  pelo Ministro da Administração Estatal, manda, ao abrigo do previsto no artigo 2.o, d), do Decreto-Lei n.o 7/2013, de 22 de Maio, publicar o seguinte diploma:

 

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.o

Objecto

O  presente  diploma  tem  por  objecto  definir  e  regular  a organização  interna  funcional  dos  Serviços  de Aprovisionamento  das  Estruturas  de  Pré-desconcentração Administrativa.

 

Artigo 2.o

Natureza

O Serviço de Aprovisionamento é uma subunidade orgânica instrumental  das  Estruturas  de  Pré desconcentração Administrativa.

 

Artigo 3.o

Missão

O Serviço de Aprovisionamento tem por missão coordenar a gestão de compras e de stocks, promovendo os procedimentos de  aprovisionamento  descentralizado,  que  sejam  da  sua competência, destinados à aquisição de bens e serviços e de execução de obras, visando a optimização da relação custo/ benefício e a obtenção de máxima eficiência.

 

Artigo 4.o

Atribuições

Incumbe ao serviço de aprovisionamento:

Proceder ao estudo das previsões anuais com a colaboração dos diversos serviços para a  aquisição de diverso material, tendo em conta uma correcta gestão de “stock”;

Assegurar a elaboração dos documentos de suporte aos processos  de  aprovisionamento;

Proceder  à  aquisição  de  bens  ou  serviços  necessários  à actividade  da  administração  local  do  Estado,  de  acordo com  as  regras  de  aprovisionamento  descentralizado, critérios  técnicos,  critérios  económicos  e  critérios  de qualidade;

Consultar o mercado para a aquisição de materiais não incluídos em processos de aprovisionamento;

Emitir requisições externas concernentes a todos os bens, em consonância com a reposição de “stocks”, e serviços e após  terem  sido  cabimentadas  e  compromissadas  pelo serviço  de  finanças  e  fazer  o  seu  envio  ao  respectivo fornecedor;

Satisfazer os pedidos de requisição interna das diversas unidades  e  sub-unidades  orgânicas;

Manter actualizado o ficheiro de fornecedores de materiais, bens  e  serviços;

Coordenar e assegurar os serviços desenvolvidos na área das compras;

Preparar os processos administrativos de aprovisionamento descentralizado;

Exercer  quaisquer  outras  competências  que  lhe  sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

Artigo 5.o

Competência territorial

Os  Serviços  de  Aprovisionamento  prosseguem  as  suas atribuições na área do município em que a Estrutura de Pré- desconcentração Administrativa, em que se integram, exerce as respectivas  competências.

 

CAPÍTULO II

Estrutura e Competências

Secção I

Disposições Gerais

Artigo 6.o

Serviços de Aprovisionamento

Os Serviços de Aprovisionamento compreendem as seguintes unidades  funcionais:

Unidade de Controlo de Stocks e Armazenagem;

Unidade de Operações de Aprovisionamento.

Artigo 7.o

Articulação de Serviços

Os Serviços de Aprovisionamento actuam no âmbito das atribuições  e  competências  de  que  são  legalmente incumbidas, dando cumprimento à legislação nacional.

Os Serviços de Aprovisionamento cooperam e articulam as respectivas  actividades  com  os demais  serviços  das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa de forma a promover a sua actuação unitária, integrada e coerente.

Secção II

Unidade de Controlo de Stocks e Armazenagem

Artigo 8.o

Missão

A Unidade de  Controlo de Stocks e Armazenagem tem por missão  gerir  os  stocks  e  assegurar  a  recepção,  descarga, carregamento, arrumação e conservação de matérias-primas, produtos  acabados  ou  semi-acabados  adquiridos  pelas Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa, necessários à prossecução das  suas atribuições.

 

Artigo 9.o

Competências

Incumbe à Unidade Controlo de Stocks e Armazenagem:

Promover a gestão integrada do espaço dos armazéns gerais da Estrutra de Pré-desconcentração Administrativa;

Colaborar com os demais serviços integrados na Estrutura de  Pré-desconcentração Administrativa  para  o  estudo  e previsão anual das necessidades de aquisição de materiais, tendo em conta a correcta gestão de stocks;

Submeter ao Coordenador do Serviço de Aprovisionamento a proposta de aquisição de bens, em consonância com a reposição de  stocks;

Satisfazer os pedidos de requisições internas dos diversos serviços  da  Estrutura  de  Pré-desconcentração Administrativa;

Proceder à recepção de bens adquiridos pelas Estruturas de  Pré-desconcentração Administrativa, verificando  a respectiva conformidade com as especificações constantes dos documentos do processo de aprovisionamento;

Manter  actualizado  o  stock  de  todos  os  materiais  em armazém,  registando  todas  as  entradas  e  saídas  e arquivando  a  documentação  correspondente;

Garantir o armazenamento adequado a cada material, zelando pela sua boa conservação;

Elaborar o relatório mensal de entradas e saídas;

Elaborar o relatório síntese do movimento anual de armazém, bem como a situação dos stocks;

Gerir os materiais e as ferramentas mecânicas e não mecânicas,  peças  e  acessórios  necessários  ao  funcionamento dos  serviços  integrados  nas  Estruturas  de  Pré-desconcentração Administrativa;

Administrar  o  material  de  expediente,  proceder  à  sua distribuição interna,  propondo ao Coordenador medidas tendentes a racionalizar as aquisições e consumos e manter actualizado, através de registo, o respectivo ficheiro;

Exercer  quaisquer  outras  competências  que  lhe  sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

 

Secção II

Unidade de Operações de Aprovisionamento

Artigo 10.o

Missão

A Unidade de Operações de Aprovisionamento tem por missão assegurar  a  tramitação  das  operações  de  aprovisionamento que  sejam  da  responsabilidade  das  Estruturas  de  Pré- descontração Administrativa.

Artigo 11.o

Competências

Incumbe à Unidade de Operações de Aprovisionamento:

Elaborar todos os documentos de suporte aos processos de  aprovisionamento,  em  articulação  com  os  demais serviços;

Proceder à aquisição de bens ou serviços necessários à actividade  da  administração  local  do  Estado,  de  acordo com  as  regras  de  aprovisionamento  descentralizado, critérios  técnicos,  critérios económicos  e  critérios  de qualidade;

Tipificar, em colaboração com os demais serviços o planeamento anual de aquisições de bens e serviços e avaliação do  desempenho dos  fornecedores;

Consultar o mercado para a aquisição de materiais não incluídos em processos de aprovisionamento;

Manter actualizado o ficheiro de fornecedores de materiais, bens  e  serviços;

Exercer  quaisquer  outras  competências  que  lhe  sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

CAPÍTULO III

Direcção, Chefias e Recursos Humanos

Secção I

Direcção e Chefias

Artigo 16.o

Direcção e Chefias

Os Serviços Aprovisionamento dependem hierarquicamente do Secretário do Gestor Distrital e são dirigidos por um Coordenador.

 As Unidades dos Serviços Aprovisionamento são chefiadas por Chefes de Unidade, que dependem hierarquicamente do Coordenador dos Serviços de Aprovisionamento.

 

Artigo 17.o

Competências do Coordenador dos Serviços de Aprovisionamento

Compete ao Coordenador dos Serviços de Aprovisionamento:

Dirigir, supervisionar e coordenar a actuação de todos os serviços,  funcionários  e  agentes  dos  Serviços  de Aprovisionamento das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa;

Articular e manter comunicação regular com o Secretário do Gestor Distrital e, sempre que possível, por meio deste, com os restantes órgãos e com os Serviços das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa;

Garantir a implementação pelas Unidades competentes do Serviço de Aprovisionamento, das orientações e directrizes emitidas pelo Secretário do Gestor Distrital;

Promover a atuação integrada entre as várias Unidades dos Serviços de Aprovisionamento;

Coordenar a preparação dos planos e orçamentos anuais do  Serviço  de Aprovisionamento  e  apresentá-los  ao Secretário do Gestor Distrital, tendo em conta a legislação em vigor e as orientações emitidas;

Coordenar a preparação e apresentar relatórios periódicos e anuais de actividades e de contas ao Secretário do Gestor Distrital;

Acompanhar a execução dos planos e orçamentos anuais aprovados, analisar regularmente os  desvios  à  atividade programada e assegurar a sua correção;

Dirigir  e  supervisionar  a  gestão  dos  recursos  humanos, financeiros  e  materiais  afetos  aos  Serviços  de Aprovisionamento, de acordo com a legislação em vigor e as orientações do Secretário do Gestor Distrital;

Promover a articulação e o trabalho em rede com os demais serviços locais da administração pública;

Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas por lei, regulamento ou decisão administrativa superior.

 

Artigo 18.o

Competências dos Chefes de Unidade

Os Chefes de Unidade exercem as seguintes competências:

Submeter a despacho do Coordenar, devidamente instruídos e  informados,  os  assuntos  que  dependam  da  decisão deste;

Coordenar a elaboração dos planos e orçamentos anuais da  respectiva  Unidade  e  apresentá-los  ao  Coordenador, tendo  em  consideração  a  legislação  em  vigor  e  as orientações emitidas por este;

Coordenar a preparação e apresentar relatórios mensais e anuais de actividades e de contas ao Coordenador;

Dirigir  e  supervisionar  a  gestão  de  recursos  humanos, financeiros e  materiais afectos à respectiva  Unidade, de acordo  com  a  legislação  em  vigor  e  as  orientações  do Coordenador;

Promover a execução das decisões do Coordenador que respeitem à respectiva Unidade;

Definir os objectivos de actuação da respectiva Unidade, tendo em conta os objectivos gerais que hajam sido fixados pelo Coordenador;

Garantir a coordenação das actividades e a qualidade técnica das actividades que de si dependam;

Assegurar o cumprimento dos prazos adequados à eficácia da respectiva actividade;

Efectuar o acompanhamento profissional no local de trabalho,  apoiando  e  motivando  os  funcionários  e  pro-porcionando-lhes  os  adequados  conhecimentos  e aptidões profissionais necessários ao exercício do respectivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados  ao  incremento  da  qualidade  do  serviço  a prestar;

Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas de procedimentos a adoptar pelos serviços, bem como debater e esclarecer as acções a desenvolver para o cumprimento  dos  objectivos  da  Unidade,  de  forma  a garantir o empenho e a assumpção de responsabilidades por parte dos funcionários;

 Identificar as necessidades específicas de formação dos funcionários da Unidade e propor a frequência das acções de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas  necessidades,  sem  prejuízo  do  direito  à  auto-formação;

Proceder ao controlo efectivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da respectiva Unidade.

 

Secção II

Recursos Humanos

Artigo 19.o

Quadros de pessoal, chefias e dirigentes

Os quadros de pessoal são aprovados nos termos do disposto pelo artigo 54.o, n.o 2 do Decreto-Lei n.o 4/2014, de 22 de Janeiro.

Artigo 20.o

Conteúdos funcionais

O conteúdo funcional de cada posição no quadro de pessoal dos  Serviços  de Aprovisionamento  das  Estruturas  e  Pré- desconcentração Administrativa será estabelecido no manual de  organização  e  funcionamento  dos  respectivos  serviços, aprovado por despacho do Ministro da Administração Estatal.

 

CAPÍTULO IV

Disposições finais e transitória

Artigo 21.o

Receitas e despesas

Os Serviços de Aprovisionamento dispõem das receitas provenientes  de  dotações  que  lhe  forem  atribuídas  no orçamento distrital ou através de projectos de cooperação com  outros  organismos,  nacionais  ou  estrangeiros, celebrados pelos órgãos legalmente competentes.

Constituem despesas dos Serviços de Aprovisionamento das actividades que de si dependam; as que resultem de encargos decorrentes da prossecução das actividades que lhe estão cometidas.

 

Artigo 22.o

Regime transitório de nomeação e remuneração das chefias

Até à entrada em vigor do diploma legal que estabele o regime de  recrutamento  e  remuneração  dos  cargos  de  chefia  das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa, os cargos de chefia previstos pelo presente diploma são provisoriamente providos nos termos legalmente previstos para os demais cargos  de  chefia  da  administração  pública  e  são  equiparados, para efeitos remuneratórios:

O Coordenador, a Director Distrital;

Os Chefes de Unidade, a Chefes de Departamento.

 

Artigo 23.o

Omissões e Integração de lacunas

Compete ao Director-Geral da Descentralização Administrativa  decidir  sobre  os  casos  omissos  na  aplicação  do presente diploma e na integração das respectivas lacunas.

As decisões previstas pelo número anterior têm em conta o Estatuto Orgânico das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa e a demais legislação que, conforme o caso, seja aplicável.

 

Artigo 24.o

Entrada em vigor

O presente diploma entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

 

Díli, 3  Abril de 2014

 

O Ministro da Administração Estatal

 

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Jorge da Conceição Teme