DIPLOMA MINISTERIAL No. 34/2014

de 8 de Outubro

ESTATUTO ORGÂNICO DO GABINETE DE

INSPECÇÃO E AUDITORIA

DA SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA

 

Decorridos mais de dois anos sobre a aprovação e entrada em vigor do Diploma Ministerial N.o 11/2012 de 16 de Maio, constata-se a necessidade de proceder a correcções na estrutura orgânica do Gabinete de Inspecção e Auditoria da Secretaria de Estado da Segurança, de forma a ajustá-la quer às doutrinas dominantes sobre as actividades de fiscalização e auditoria, quer às actuais necessidades de gestão do Gabinete.

O presente diploma procura privilegiar a coincidência com os conceitos de controlo e fiscalização em uso na Inspecção- Geral do Estado, na busca pela unidade terminológica e procedimental que conduza a resultados mais facilmente identificáveis e consistentes, optando-se por deixar de lado doutrinas diferentes que, sendo embora sustentáveis, não concorrem para a pretendida interdependência e intercomunicação com todos os serviços de controlo e fiscalização existentes na Administração Púbica.

Considera-se, todavia, a especificidade própria do Gabinete de Inspecção e Auditoria da Secretaria de Estado da Segurança, tendo presente que a sua acção abrange já duas importantes forças de segurança e uma força de protecção civil, nas quais o conceito de “operações” recebe uma abordagem muito própria e muito específica. Por esta razão, quando o presente diploma se refere a auditorias operacionais opta pelo conceito mais aberto de “operações”, no sentido de toda a actividade interna das instituições ou que tenha projecção externa para o público.

Firmado o domínio da intervenção por referência à principal precisão conceptual, procura-se a estruturação dos serviços por referência aos respectivos objectivos, finalidades e correspondentes actividades, sem perder de vista a exigência de afectação eficiente e eficaz dos recursos, mormente dos

recursos humanos. A extensão das modificações a introduzir, e ainda a necessidade de se obter maior clareza interpretativa, aconselham a revogação total do Diploma Ministerial N.o 11/2012 de 16 de Maio, substituindo-o integramente pelo presente.

 

Assim,

O Governo, pelo Ministro da Defesa e Segurança, manda, ao abrigo do disposto no artigo 47.o do Decreto-lei n.o 31/2008 de 13 de Agosto, publicar o seguinte diploma:

 

Artigo 1.o

Definições

Para efeitos do estabelecido no presente diploma legal, entende- se por:

a) “Auditoria”: A acção de controlo interno destinada a verificar da legalidade, regularidade, eficiência e eficácia das respectivas actuações ou actividades, na área financeira ou na área operacional;

b) “Auditoria Financeira”: A acção de controlo interno incidente em quaisquer questões de natureza orçamental e financeira pública, ou outras com estas relacionadas;

c) “Auditoria Operacional”: A acção de controlo interno incidente em quaisquer das manifestações internas ou externas da actividade de qualquer entidade ou serviço público;

d) “Fiscalização”: Quaisquer actividades de inspecção ou de investigação;

e) “Inspecção”: Acções de fiscalização caracterizadas pela seu carácter restrito, emergente e célere;

f) “Investigação”: Acções de fiscalização que compreendem processos de sindicância, de inquérito e de averiguações;

g) “Sindicância”: A acção de investigação destinada a uma averiguação geral sobre o alegado irregular funcionamento de uma entidade ou serviço em que existe a suspeita de diversas e ainda não determinadas irregularidades;

h) “Inquérito”: A acção de investigação destinada a averiguar se existem indícios de irregularidade numa concreta e identificada actuação;

i) “Averiguações”: A acção de investigação sumaríssima destinada a recolher informação factual para se determinar se e qual o processo a instaurar.

j) “Chefe de Departamento”: O funcionário público responsável por um vasto e complexo conjunto de tarefas de coordenação, nomeado para o cargo em comissão de serviço pela entidade competente, sob proposta do Secretário de Estado da Segurança nos termos das disposições legais em vigor.

k) “Finanças”: Todas as funções, actividades e actos que, directa ou indirectamente, se relacionem com recursos financeiros públicos.

l) “Administração”: Quaisquer funções e actividades relacionadas com a gestão de recursos humanos, com a integração eficiente dos outros recursos e com os processos de comunicação interna e externa.

m) “Logística”: Todas as funções e actividades relativas à gestão, manutenção e afectação dos recursos materiais, incluindo edifícios.

n) “Formação”: Quaisquer funções ou actividades relativas à criação e desenvolvimento dos conhecimentos e competências profissionais.

o) “Operações”: Quaisquer funções, actividades e actos levados a efeitos de acordo com a missão da organização e destinados a produzir efeitos internos e junto dos públicos externos.

p) “Disciplina”: Quaisquer actividades de promoção dos valores éticos e profissionais, de atribuição de recompensas por desempenhos de excelência, e de sancionamento por violação dos princípios e regras de comportamento profissional.

 

Artigo 2.o

Objecto

O presente diploma estabelece o Estatuto Orgânico do Gabinete de Inspecção e Auditoria da Secretaria de Estado da Segurança (SES), adiante designado por GIA.

 

Artigo 3.o

Natureza

O GIA integra-se na administração directa do Estado, nos termos do disposto na lei de organização do Ministério de Defesa e Segurança.

 

Artigo 4.o

Competências do GIA

1. Ao GIA compete preparar e levar a efeito acções de controlo interno e de fiscalização em todas as estruturas e instituições subordinadas à SES, designadamente auditorias e inspecções a quaisquer actividades por elas desenvolvidas.

 

2. Compete especificamente ao GIA:

a) Fiscalizar os aspectos essenciais relativos à legalidade, regularidade e qualidade do funcionamento dos serviços, tendo em vista verificar do grau de conformidade de concretas actividades e procedimentos com as normas legais e técnicas aplicáveis;

b) Realizar auditorias ordinárias ou extraordinárias, em todas as estruturas e níveis funcionais e hierárquicos, designadamente aos sistemas de controlo e gestão financeira e operacional.

c) Propor, na sequência das acções, as medidas correctivas necessárias e os procedimentos legais aplicáveis;

d) Instruir e conduzir quaisquer processos de natureza disciplinar para cuja instauração seja competente o Secretário de Estado da Segurança, nos termos e com os limites estabelecidos no Estatuto Disciplinar da Função Pública;

e) Instruir os processos de recurso disciplinar para cuja decisão seja competente o Secretário de Estado da Segurança;

f) Prestar apoio informativo e formativo às direcções- gerais e às direcções nacionais da SES, na condução de processos disciplinares de qualquer espécie, sempre que solicitado e após obtenção de despacho favorável do Secretário de Estado da Segurança;

g) Cooperar com outras entidades afins dos diferentes ministérios e com a Inspecção-Geral do Estado;

h) Desenvolver outras competências que lhe forem legalmente atribuídas;

 

3. O GIA funciona na directa dependência do Secretário de Estado da Segurança e é dirigido por um inspector-geral, equiparado para todos os legais efeitos a director-geral, que é substituído nas suas faltas e impedimentos pelo chefe de departamento que designar.

 

Artigo 5.o

Estrutura

Para a prossecução das suas competências e atribuições, o GIA estrutura-se do seguinte modo:

a) Inspector-geral;

b) Departamento de Apoio Administrativo e Logístico;

c) Departamento de Auditoria e Fiscalização Financeira, Administrativa e Logística;

d) Departamento de Auditoria e Fiscalização de Formação, Operações e Disciplina.

 

Artigo 6.o

Competências do inspector-geral

1. Compete ao inspector-geral do GIA, designadamente:

a) Implementar e utilizar os mecanismos de controlo interno;

b) Promover estudos de organização e funcionamento orientados para a eficiência e eficácia dos serviços e das demais actividades, em conformidade com os objectivos do Estado;

c) Dirigir a elaboração dos planos anuais de formação e de actividades, promovendo os correspondentes relatórios de execução;

d) Promover a informação interna, sobre as missões e acções e sobre as oportunidades legais de desenvolvimento profissional;

e) Proceder à gestão dos recursos, em respeito pelos critérios legais, pela interdependência funcional, pela continuidade dos serviços e pela igualdade material de género;

f) Avaliar o desempenho dos serviços e do pessoal;

g) Determinar a realização de auditorias e fiscalizações sem aviso prévio, precedendo despacho favorável do Secretário de Estado;

h) Promover a criação e aprovação do manual de auditoria e fiscalização, dos guiões de execução e demais procedimentos padronizados, submetendo-os à aprovação do Secretário de Estado;

i) Dirigir a elaboração do orçamento, sua execução e relatório de execução;

j) Estabelecer ligações externas com entidades con géneres, nacionais e internacionais, tendo em vista a troca de experiências e boas práticas;

k) Cooperar em acções de formação a outras entidades públicas congéneres, precedendo despacho autorizador do Secretário de Estado;

l) Designar o seu substituto, nos termos do disposto no n.o 3 do artigo 4.o;

m) Exercer as demais funções necessárias à gestão eficiente e eficaz do GIA e outras que lhe sejam atribuídas por lei ou regulamento.

2. Através de despacho fundamentado, sujeito a aprovação pelo Secretário de Estado, o inspector-geral do GIA pode delegar quaisquer das suas funções nos seus imediatos subordinados hierárquicos, com excepção daquelas que a lei lhe reserve expressamente a si e das que são previstas nas alíneas e), f), g), i), j) e l) do número anterior.

 

Artigo 7.o

Departamento de Apoio Administrativo e Logístico

1. Compete ao departamento proporcionar ao GIA todo o suporte administrativo, financeiro e logístico, necessário ao completo desenvolvimento das suas atribuições e competências legais, designadamente:

a) Prestar apoio de secretariado ao inspector-geral;

b) Estabelecer os circuitos documentais, respectivos registos e controlo;

c) Estabelecer o sistema de arquivamento e de consulta dos documentos;

d) Manter actualizados os registos do pessoal, nomeadamente as suas qualificações técnico- profissionais, os cargos que desempenham, a sua situação disciplinar e formas de contacto imediato;

e) Colaborar no estabelecimento dos conteúdos funcionais de cada posto de trabalho dos demais departamentos;

f) Submeter à aprovação do inspector-geral os conteúdos funcionais de cada posto de trabalho do respectivo departamento;

g) Criar, desenvolver e manter uma biblioteca física e electrónica de apoio ao GIA;

h) Estabelecer, alimentar e manter um completo sistema de estatística de apoio ao controlo interno e à decisão;

i) Promover a difusão interna das leis, regulamentos, normas, ordens e instruções;

j) Proceder à preparação, acompanhamento do desenvolvimento e execução dos registos das avaliações do desempenho dos departamentos e do desempenho individual;

k) Elaborar os planos anuais e plurianuais de actividades e correspondentes relatórios periódicos de execução;

l) Proceder à elaboração do orçamento anual do GIA e ao relatório final de execução;

m) Preparar todas as propostas de aquisição e documentos de despesa necessários ao funcionamento dos serviços;

n) Proceder ao registo e controlo de todas as despesas;

o) Proceder ao inventário e registo de todos os bens materiais atribuídos ao GIA, afectando-os a cada um dos departamentos, serviços e profissionais, na estrita medida das necessidades de serviço;

p) Promover a adequação dos meios informáticos aos fins exclusivamente públicos;

q) Cooperar nas acções de formação dos membros do GIA;

r) Velar pela conservação e higiene das instalações;

s) Desenvolver quaisquer outras actividades administrativas, financeiras e logísticas que resultem da lei ou que lhe forem atribuídas pelo inspector-geral.

 

2. O Departamento de Apoio Administrativo e Logístico é dirigido por um chefe de departamento, designado nos termos da alínea j) do artigo 1.o, respondendo perante o inspector-geral pelo integral desenvolvimento das competências previstas no número anterior.

 

Artigo 8.o

Departamento de Auditoria e Fiscalização Financeira,

Administrativa e Logística

1. Compete ao departamento desenvolver todas as acções de auditoria e fiscalização nas áreas financeira, administrativa e logística, em todas as entidades, organizações, estruturas e serviços dependentes da Secretaria de Estado da Segurança, designadamente:

a) Auditar e fiscalizar a legalidade, regularidade, eficiência e eficácia da afectação de recursos financeiros, sob o ponto de vista material e formal;

b) Auditar e fiscalizar os processos e procedimentos de natureza administrativa em geral, na sua conformidade à lei, regulamentos e normas internas superiormente aprovadas;

c) Auditar e fiscalizar a legalidade e adequação normativa e formal dos recursos logísticos em geral;

d) Participar em acções de formação das áreas financeira, administrativa e logística, sempre que for determinado pelo inspector-geral;

e) Elaborar os relatórios de todas as acções levadas a efeito, em obediência a critérios de rigorosa objectividade;

f) Propor, nos relatórios, as medidas correctivas das disfuncionalidades encontradas;

g) Desenvolver auditorias e fiscalizações em outras áreas de actividade pública, quando lhe sejam determinadas pelo inspector-geral;

h) Cooperar com os demais departamentos, designadamente na condução de outras fiscalizações e

auditorias;

i) Desenvolver outras funções que resultem da lei ou que lhe forem atribuídas pelo inspector-geral.

 

2. O Departamento de Auditoria e Fiscalização Financeira, Administrativa e Logística é dirigido por um chefe de departamento, designado nos termos da alínea j) do artigo 1.o, respondendo perante o inspector-geral pelo integral desenvolvimento das competências previstas no número anterior.

 

Artigo 9.o

Departamento de Auditoria e Fiscalização de Formação,

Operações e Disciplinar

1. Compete ao departamento desenvolver todas as acções de auditoria e fiscalização nas áreas formativa, disciplinar e operacional, em todas as entidades, organizações, estruturas e serviços dependentes da Secretaria de Estado da Segurança, designadamente:

a) Auditar e fiscalizar a regularidade, eficiência e eficácia das acções formativas;

b) Auditar e fiscalizar os processos e procedimentos de natureza operacional, na sua conformidade à lei, regulamentos e normas internas superiormente aprovadas;

c) Auditar e fiscalizar a legalidade formal e substancial dos assuntos e processos de natureza administrativo- disciplinar;

d) Proceder à instrução de quaisquer processos de natureza disciplinar para cuja instauração seja competente o Secretário de Estado da Segurança;

e) Proceder à instrução dos recursos de processos disciplinares que devam ser decididos pelo Secretário de Estado;

f) Proceder à instrução dos processos de recurso contencioso, quanto aos procedimentos que sejam da competência da Secretaria de Estado;

g) Participar em acções de formação de formadores, operacional e disciplinar, sempre que for determinado pelo inspector-geral;

j) Elaborar os relatórios de todas as acções levadas a efeito, em obediência a critérios de rigorosa objectividade;

h) Propor, nos relatórios, as medidas correctivas das disfuncionalidades encontradas;

i) Desenvolver auditorias e fiscalizações em outras áreas de actividade pública, quando lhe sejam determinadas pelo inspector-geral;

j) Cooperar com os demais departamentos, designadamente na condução de outras fiscalizações e auditorias;

k) Desenvolver outras funções que resultem da lei ou que lhe forem atribuídas pelo inspector-geral.

 

2. O Departamento de Auditoria e Inspecção de Formação, Operações e Disciplinar é dirigido por um chefe de departamento, designado nos termos da alínea j) do artigo 1.o, respondendo perante o inspector-geral pelo integral desenvolvimento das competências previstas no número anterior.

 

Artigo 10.o

Dever de sigilo

Para além do dever geral de confidencialidade e demais deveres disciplinares, todos os funcionários do GIA estão sujeitos ao dever de guardar segredo rigoroso sobre todos os assuntos de que tomem conhecimento no exercício ou por causa do exercício das suas funções.

 

Artigo 11.o

Informação e colaboração

1. Precedendo pedido fundamentado das entidades objecto da intervenção do GIA, o inspector-geral pode prestar- lhes as informações ou outros esclarecimentos requeridos, quando não esteja em causa o dever de sigilo e quando a comunicação de tais informações não possa prejudicar os resultados da auditoria ou fiscalização.

2. Os responsáveis pelos órgãos das entidades sujeitas à intervenção do GIA estão obrigados a:

a) Entregar-lhe ou remeter-lhe os elementos de informação que lhe sejam requeridos e sejam necessários ao exercício das suas competências;

b) Prestar-lhe as informações e os esclarecimentos que forem solicitados;

c) Entregar-lhe ou remeter-lhe os documentos ou cópias autenticadas que lhes forem pedidos;

d) Comparecerem para prestação de esclarecimentos, declarações ou depoimentos, nos lugares de funcionamento do GIA que forem indicados;

e) Garantirem a comparência de quaisquer funcionários dos respectivos serviços fiscalizados, para os fins previstos na alínea anterior.

 

3. Sem prejuízo da responsabilidade criminal a que haja lugar, a recusa da colaboração, ou a recusa ou falta de comparência de qualquer das pessoas obrigadas nos termos do número anterior, constituem falta disciplinar cuja punição implica, simultaneamente, a cessação da comissão de serviço quando se trate de funcionário com esta modalidade de nomeação.

 

4. O GIA faz constar dos seus relatórios de fiscalização ou auditoria, assim como dos seus relatórios periódicos de actividades, os obstáculos surgidos na execução dos trabalhos realizados.

 

Artigo 12.o

Garantia do exercício de funções

1. É garantido ao inspector-geral, chefes de departamento, inspectores e auditores do GIA, quando no exercício das suas funções e desde que devidamente identificados:

a) O livre acesso, trânsito e permanência em todos os serviços e dependências das entidades sujeitas à

intervenção do GIA, pelo tempo necessário ao desempenho das funções que lhes forem cometidas, mediante prévia exibição do cartão de identificação profissional;

b) A utilização, pelo tempo estritamente necessário, de instalações adequadas ao exercício das suas funções em condições de dignidade e eficácia;

c) A imediata obtenção e reprodução de documentos para consulta, apoio, ou junção aos processos;

d) O exame de quaisquer elementos documentais ou objectos necessários à inspecção ou auditoria, em poder de entidades cuja actividade seja objecto da intervenção da GIA;

e) O poder de requisitar directamente às autoridades policiais e administrativas a colaboração necessária ao exercício das suas funções;

f) O poder de promover, nos termos legais, a selagem de quaisquer instalações, dependências, cofres ou móveis e a apreensão de documentos e objectos de prova, lavrando o correspondente auto;

g) O poder de proceder a notificações a que haja lugar, nas acções e nos processos conduzidos pelo GIA.

2. As garantias estabelecidas nas alíneas a), b) e d) são igualmente aplicáveis a quaisquer auxiliares, técnicos e assessores de que os auditores ou inspectores se façam acompanhar para o exercício das respectivas funções, desde que estejam profissionalmente identificados ou que tenham sido previamente credenciados pelo inspector-geral do GIA.

3. O exercício dos direitos e dos poderes conferidos por este artigo não devem ser exercidos para além do estritamente necessário ao exercício das competências e atribuições legais do GIA e em conformidade com os despachos do Secretário de Estado ou do inspector-geral do GIA que determinam a auditoria ou fiscalização, sob pena de responsabilidade disciplinar e sem prejuízo da responsabilidade criminal a que haja lugar.

4. O estabelecido no n.o 3 do artigo imediatamente anterior é também aplicável a quem, ilegitimamente, de forma tentada ou consumada, impedir as acções previstas no presente artigo, recusar o acesso, ou criar obstáculos de qualquer natureza à intervenção do inspector-geral, chefes de departamento, inspectores e auditores.

 

Artigo 13.o

Contraditório

1. Antes de proceder à elaboração dos relatórios finais, o GIA deve dar, às entidades auditadas ou fiscalizadas, a possibilidade de sobre eles se pronunciarem por escrito, no prazo máximo de 10 dias seguidos, sem prejuízo das demais garantias de defesa previstas na lei.

2. O previsto no número anterior não tem lugar quando o inspector-geral do GIA fundadamente entenda que o conhecimento do projecto de relatório prejudica os objectivos da auditoria ou da fiscalização.

 

Artigo 14.o

Relato e decisão

1. O GIA encaminha os processos e seus relatórios para o gabinete do Secretário de Estado da Segurança.

2. Recebidos os processos e relatórios, o Secretário de Estado profere despacho destinado:

a) À obtenção de esclarecimento de questões que do relatório resultam ininteligíveis ou contraditórias;

b) Ao aperfeiçoamento de um qualquer particular aspecto da auditoria ou fiscalização;

c) Ao deferimento total ou parcial das medidas propostas;

d) À prolação de ordens e instruções ao GIA para acompanhamento da implementação das medidas;

e) À transmissão de instruções complementares que repute necessárias.

3. O previsto no número anterior pode consistir num despacho de mera concordância com as propostas contidas no relatório do GIA.

 

Artigo 15.o

Dever de participação

1. O inspector-geral, chefes de departamento, auditores e inspectores do GIA estão obrigados a participar à autoridade judiciária ou administrativa competentes os factos que apurarem no exercício das suas funções, susceptíveis de interessarem ao exercício da acção penal, contravencional, contra-ordenacional ou disciplinar, bem como à determinação de responsabilidade civil ou financeira ou a acções de combate à corrupção e às irregularidades praticadas em prejuízo do Estado.

2. O estabelecido no número anterior deve ser feito dentro dos prazos normais do procedimento, tendo em vista obviar á prescrição.

3. A participação dos mesmos factos, por qualquer dos obrigados nos termos do n.o 1 e nas condições do n.o 2, do presente artigo, liberta os demais da responsabilidade criminal, mas não faz cessar a sua responsabilidade disciplinar.

 

Artigo 16.o

Recursos humanos

1. O pessoal de direcção e chefia é nomeado em regime de comissão de serviço, de harmonia com os critérios legalmente estabelecidos.

2. A criação dos cargos de direcção e chefia é feito de harmonia com a lei geral e com o previsto na lei orgânica do Ministério da Defesa e Segurança.

3. A requisição e o destacamento de outros profissionais para prestação de serviço no GIA, são feitos nos termos da legislação sobre mobilidade na Administração Pública.

4. O quadro de pessoal do GIA é o constante do Anexo I ao presente diploma, que dele faz parte integrante.

 

Artigo 17.o

Receitas e despesas

1. O GIA não dispõe de orçamento nem de receitas próprias.

2. A previsão de despesas do GIA é incluída no orçamento da Secretaria de Estado da Segurança.

Constituem despesas do GIA as que resultam de encargos decorrentes da prossecução das suas atribuições.

 

Artigo 18.o

Revogação

É revogado o Diploma Ministerial N.o 11/2012 de 16 de Maio.

 

Artigo 19.o

Entrada em vigor

O presente Decreto-lei entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial.

 

Dili, 6 de Outubro de 2014.

 

O Ministro da Defesa e Segurança,

 

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Kay Rala Xanana Gusmão