REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE TIMOR-LESTE

DIPLOMA MINISTERIAL

1/2009

Aprova a Estrutura Orgânica dos Serviços da Secretaria de Estado do Conselho de Ministros





A Orgânica da Secretaria de Estado do Conselho de Ministros, aprovada pelo Decreto-Lei nº 7/2008, de 5 de Março, criou os Serviços da Secretaria de Estado do Conselho de Ministros, integrados pelo Director-Geral, três Direcções Gerais, a Unidade de Apoio Jurídico e o Gabinete para os Assuntos Parlamentares.

O artigo 14.º do Decreto-Lei estabelece a necessidade de regulamentação por diploma ministerial da estrutura orgânico-funcional dos serviços centrais.



O Governo pelo Primeiro-Ministro, manda, ao abrigo do previsto no artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 7/2008, de 5 de Março, publicar o seguinte diploma:



Capítulo I

Disposições gerais



Artigo 1.º

Objectivo



O presente diploma estabelece a estrutura e as normas de funcionamento dos serviços da Secretaria de Estado do Conselho de Ministros (SECM).



Artigo 2.º

Estrutura orgânica



Integram os serviços centrais da SECM:



a) Director-Geral;



b) Direcção Nacional de Administração e Apoio ao Conselho de Ministros;



c) Direcção Nacional dos Serviços de Tradução;



d) Direcção Nacional de Disseminação de Informação;



e) Unidade de Apoio Jurídico e



f) Gabinete para os Assuntos Parlamentares.



Artigo 3.º

Hierarquia



1. A direcção geral dos serviços centrais é assegurada pelo Director-Geral.



2. O Director-Geral responde directamente perante o Secretário de Estado.



3. As direcções nacionais e a Unidade de Apoio Jurídico são dirigidas por Directores Nacionais que respondem ao Secretário de Estado, através do Director-Geral.

4. O Gabinete para os Assuntos Parlamentares é dirigido por um chefe, equiparado a Chefe de Departamento, que responde ao Secretário de Estado através do Director-Geral.



5. Na ausência ou impedimento do Director-Geral, este pode delegar, nas hierarquias que se lhe seguem, as suas competências.



Capítulo II

Director-Geral



Artigo 4.º

Competências



1. O Director-Geral tem por funções assegurar a orientação geral de todos os serviços da SECM.



2. O Director-Geral tem as seguintes competências:



a) Assegurar a orientação geral dos serviços de acordo com o programa do Governo e com as orientações do Secretário de Estado;



b) Propor ao Secretário de Estado as medidas mais con-venientes para a prossecução das atribuições mencio-nadas na alínea anterior;



c) Acompanhar a execução dos projectos e programas de cooperação internacional e proceder à sua avaliação interna, sem prejuízo da existência de mecanismos de avaliação próprios;



d) Coordenar a preparação das actividades do Conselho de Ministros;



e) Participar no desenvolvimento de políticas e regulamen-tos da SECM;



f) Assegurar a administração geral interna da Secretaria de Estado e dos serviços de acordo com os programas anuais e plurianuais da SECM;



g) Controlar a execução do orçamento de financiamento;



h) Verificar a legalidade das despesas e proceder ao seu pagamento, após a autorização do Secretário de Estado;



i) Coordenar os recursos humanos;



j) Promover a formação e o desenvolvimento técnico-profissional do pessoal dos órgâos e serviços;



k) Elaborar, com a colaboração dos restantes serviços, o relatório anual de actividades da SECM;



l) Apresentar o relatório anual das suas actividades;



m) Exercer as demais actividades que lhe forem atribuídas nos termos legais.







Capítulo III

Direcção Nacional de Administração e Apoio ao Conselho de Ministros



Artigo 5.º

Natureza e atribuições



1. A Direcção Nacional de Administração e Apoio ao Conselho de Ministros (DNAACM), tem por função assegurar o apoio técnico e administrativo ao Gabinete do Secretário de Estado, ao Director-Geral e aos demais serviços da SECM, nos domínios da administração geral e documentação, recursos humanos, logística e gestão patrimonial.



2. A DNAACM compreende os seguintes departamentos:



a) Departamento do Plano e Finanças;



b) Departamento de Administração, Recursos Humanos e Logística;



c) Departamento de Aprovisionamento.



Artigo 6.º

Departamento do Plano e Finanças



O Departamento do Plano e Finanças, (DPF), tem as seguintes competências:



a) Elaborar as propostas de orçamento dos serviços e organis-mos da SECM



b) Acompanhar a execução dos orçametos referidos na alínea anterior e propor as alterações necessárias e manter actua-lizada a informação relativa aos níveis de execução financeira e material;



c) Assegurar a gestão orçamental da SECM e propor as alte-rações julgadas adequadas;



d) Elaborar relatórios periódicos de gestão, acompanhando o desenvolvimento e execução dos projectos de investimento aprovados;



e) Elaborar o relatório e a conta de gerência das entidades e serviços referidos na alínea a), tendo em conta o plano anual de actividades;



f) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela SECM, dar parecer quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquições e pagamentos, após a respectiva verificação dos documentos de despesas;



g) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio relativos a todos os orçamentos geridos pela SECM.



Artigo 7.º

Departamento de Administração, Recursos Humanos e Logística



O Departamento de Administração, Recursos Humanos e Logística (DARHL), tem as seguintes competências:



a) Instruir e informar os processos administrativos que devam ser submetidos a despacho do Primeiro-Ministro, Secre-tário de Estado do Conselho de Ministros e/ou membros do Governo, designadamente processos de atribuição de utilidade pública;



b) Colaborar com os restantes serviços na fomalização dos contratos em que a SECM ou os serviços por ela apoiados tenham de intervir.



c) Conceber e executar projectos de modernização e simplifi-cação administrativas, designadamente no que respeita à circulação interna da informação;



d) Assegurar a pesquisa, tratamento e difusão da informação e documentação solicitadas pelas entidades e serviços referidos na alínea a) bem como preparar e encaminhar a informação interna classificada;



e) Organizar e gerir o arquivo bem como executar a microfil-magem, digitalização, reprodução e inutilização de docu-mentos;



f) Organizar e executar as tarefas inerentes à recepção, clas-sificação, registo e distribuição interna de correspondência bem como assegurar o serviço de expedição de correspon-dência;



g) Coordenar o serviço com a Gráfica Nacional, designadamen-te no que respeita a publicação dos diplomas legislativos e regulamentares do Governo no Jornal da República;



h) Assegurar a gestão dos recursos humanos e logística da SECM;



i) Promover acções de recrutamento, selecção e formação do pessoal;



j) Estudar e promover um sistema de avaliação e melhoria de qualidade e produtividade do trabalho, bem como controlar a respectiva execução;



k) Executar os procediments administrativos relativos a cons-tituição, modificação e extinção de relações jurídicas de trabalho do pessoal da SECM e das entidades a que preste apoio técnico e administrativo;



l) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal, manter o seu registo biográfico, bem como assegurar as operações de registo de assiduidade, pontualidade, plano de férias, lista de antiguidade e notação do pessoal;



m) Assegurar a guarda, a conservação e a administração dos imóveis ocupados pela SECM, bem como gerir de forma eficaz e eficiente a utilização, manutenção e conservação dos bens e equipamentos integrados nos imóveis, organi-zando e mantendo actualizado o respectivo inventário.



n) Gerir os sistemas de segurança das instalações, bens e equipamentos afectos à SECM;



o) Assegurar a coordenação, compatibilidade e integração dos sistemas de informação e comunicação, bem como a gestão eficiente dos meios informáticos e das redes de comunicação;



p) Prestar apoio técnico em matéria de sistemas de informação e comunicações aos serviços da SECM;



q) Orientar o serviço de limpeza;

r) Prestar apoio administrativo às Reuniões do Conselho de Ministros;



s) Coordenar o processo de edições e publicações da SECM;



t) Exercer as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas pelo Director-Geral.



Artigo 8.º

Departamento de Aprovisionamento



O Departamento de Aprovisionamento (DA), é o serviço de apoio à DNAACM em matéria de fornecimento de bens de consumo, de equipamento, de serviços e empreitadas em ordem a assegurar o funcionamento da estrutura orgânica da SECM com as seguintes competências:



a) Promover as acções prévias necessárias à consulta e ao concurso, em função das necessidades dos diferentes departamentos da SECM, para aquisição e fornecimento de bens de consumo, bens de equipamento, de serviços e empreitadas nas quantidades adequadas, em tempo oportuno e nas melhores condições de preço e qualidade e acompanhar os respectivos processos nas diferentes fases do seu desenvolvimento;



b) Assegurar a gestão de contratos, stocks bem como coor-denar a utilização e manutenção da frota de automóveis da SECM;



c) Garantir, gerir e supervisionar a logística e apoio técnico da distribuição de equipamentos, bens, serviços e empreitadas na SECM;



d) Manter um registo actualizado e claro dos processos de aprovisionamento e elaborar relatórios periódicos nos termos da lei;



e) Manter um registo actualizado dos fornecedores, presta-dores de serviços e empreiteiros, bem como as respectivas especialidades e desempenho dos contratos efectuados com a SECM;



f) Exercer as demais competências conferidas por lei ou determinadas pelo Director-Geral.



Capítulo IV

Direcção Nacional dos Serviços de Tradução



Artigo 9.º

Natureza e atribuições



1. A Direcção Nacional dos Serviços de Tradução (DNST), é o órgão responsável pela prestação de serviços de tradução de diplomas legais ou outros documentos necessários à acção do Conselho de Ministros e do Primeiro-Ministro.



2. A DNST compreende os seguintes departmentos:



a) Departamento de Tradução e Retroversão;



b) Departamento de Revisão Linguística .



Artigo 10.º

Departamento de Tradução e Retroversão



O Departamento de Tradução e Retroversão (DTR), tem as seguintes competências:



a) Assegurar os serviços linguísticos nas áreas de português, tétum, inglês e indonésio que sejamsolicitados pelo Con-selho de Ministros, pelo Primeiro-Ministro e pelos membros do Governo no âmbito do Conselho de Ministros;



b) Efectuar a tradução, retroversão ou interpretação, conse-cutiva ou simultânea, para as línguas portuguesa, tétum, inglês e indonésio;



c) Prestar o apoio necessário em matéria de tradução ou retro-versão em assuntos de natureza administrativa;



d) Efectuar uma revisão detalhada de toda a documentação produzida nas línguas pelas quais o Departamento é responsável.



e) Realizar as demais tarefas atribuídas por lei ou delegação de competências.



Artigo 11.º

Departamento de Revisão Linguística



O Departamento de Revisão Linguística (DRL), tem as seguintes competências:



a) Coordenar a terminologia jurídica e técnica aplicada no Go-verno através da Secretaria de Estado do Conselho de Ministros, em coordenação com os vários Ministérios, e ser o garante da precisão terminológica conceitual;



b) Assessorar e coordenar os projectos terminológicos;



c) Contribuir e promover a padronização e normalização termi-nológica visando reduzir a variabilidade da terminologia da língua tétum utilizada no Governo, sem prejudicar a sua flexibilidade ou origem;



d) Cooperar com as entidades públicas e privadas que traba-lhem na investigação, normalização e difusão do tétum, mantendo relações culturais e acordos de colaboração com universidades e instituições criadas e dedicadas à investigação no campo da linguagem;



e) Desenvolver e manter uma base de dados terminológica baseada em critérios lexicográficos e terminológicos.



Capítulo V

Direccão Nacional de Disseminação e de Informação



Artigo 12.º

Natureza e atribuições



1. A Direcção Nacional de Disseminação de Informação (DNDI), é o serviço responsável por receber, tratar e difundir nas línguas oficiais e nas línguas de trabalho, todos os documentos e comunicados do Conselho de Ministros, dos Ministérios e Secretarias de Estado e tornar pública a actividade do Governo, bem como dar suporte ao Governo no domínio da comunicação com a sociedade permitindo o acesso à informação.

2. A DNDI compreende os seguintes departamentos:



a) Departamento para a Comunicação Social;



b) Departamento de Edição online.



Artigo 13.º

Departamento para a Comunicação Social



O Departamento para a Comunicação Social, (DCS), tem as seguintes competências:



a) Promover a pesquisa, aquisição, tratamento e difusão da informação documental conforme a natureza dos gabinetes de todos os membros do Governo e dos serviços a quem a SECM presta apoio;



b) Assegurar a organização e conservação de informação re-levante para prossecução dos fins dos gabinetes dos membros do Governo e da SECM;



c) Assegurar a ligação com os serviços congéneres nacionais e estrangeiros;



d) Proceder à recolha, tratamento e difusão da informação no-ticiosa produzida pela imprensa escrita, nacional e internacional, com interesse para a SECM;



e) Recolher, tratar e difundir a informação noticiosa relevante dos principais operadores de radiodifusão e televisão mantendo informado o Secretário de Estado e os restantes membros do Governo;



f) Proceder à análise qualitativa e quantitativa da informação;



g) Assegurar e fomentar as relações com os meios de comu-nicação social em tudo o que respeita às actividades dos gabinetes de todos os membros do Governo;



h) Dar pareceres sobre assuntos da sua competência.



Artigo 14.º

Departamento de Edição Online



O Departamento de Edição Online (DEO), tem as seguintes competências:



a) Planear, promover, coordenar e orientar as actividades de comunicação social, inclusive o que possa ser entendido como publicidade, sob a orientação do órgão responsável pela comunicação social do Governo;



b) Redigir, editar e divulgar matérias e notícias de interesse de todos os Ministérios e Secretarias de Estado, com um carácter jornalístico e de igual forma, junto de jornais, rádios, televisões, agências de notícias, nacionais e estrangeiras, e no próprio site;



c) Contactar e relacionar-se com jornalistas dos diversos ór-gãos de divulgação, fornecendo-lhes informações ou encaminhando-os para as partes interessadas;



d) Tomar as devidas providências com vista à realização de entrevistas exclusivas com os membros do Governo;



e) Acompanhar os media (imprensa, rádio, televisão) e outros veículos de divulgação, distribuindo aos respectivos membros do Governo as matérias do seu interesse;

f) Realizar um registo fotográfico de eventos ocorridos e certificar-se de que ficam registadas como propriedade do site em caso de utilização por terceiros;



g) Elaborar e promover a execução de planos de relações pú-blicas do Governo, a nível interno e externo;



h) Actualizar diariamente o site do Governo com informações relevantes, certificar-se que a informação está online e acessível nas línguas que compõem o site;



i) Criar Newsletters com conteúdos relevantes sempre tendo em conta a imagem do Governo e o seu programa;



j) Tratar de forma equitativa a informação solicitada por enti-dades externas e responder a todos com qualidade e profis-sionalismo, através de correio electrónico ou por outros meios;



k) Divulgar os comunicados de imprensa das Reuniões de Conselho de Ministros.



Capítulo VI

Unidade de Apoio Jurídico



Artigo 15.º

Natureza e competências



1. A Unidade de Apoio Jurídico (UAJ), é o orgão responsável, sob a orientação do Secretário de Estado, pela coordenação da produção legislativa e do procedimento legislativo no seio do Governo, assegurando a coerência, a simplificação e a harmonia jurídica dos actos legislativos aprovados pelo Conselho de Ministros.



2. A UAJ compreende os seguintes departamentos:



a) Departamento de Apoio Legislativo;



b) Departamento de Procedimento Legislativo.



Artigo 16.º

Departamento de Apoio Legislativo



O Departamento de Apoio Legislativo (DAL), tem as seguintes competências:



a) Elaborar os projectos legislativos que o Primeiro-Ministro ou o Secretário de Estado determinem;



b) Colaborar com os restantes membros do Governo na elabo-ração de projectos legislativos, quando tal seja solicitado;



c) Instruir, informar e dar parecer sobre todos os projectos le-gislativos que devam ser apresentados em Conselho de Ministros;



d) Avaliar regularmente o sistema preventivo e sucessivo do impacto dos actos normativos;



e) Preparar informações e pareceres jurídicos solicitados pelo Secretário de Estado ou pelo Primeiro-Ministro;



f) Assegurar os serviços de contencioso da Presidência do Conselho de Ministros;



g) Representar em juízo o Conselho de Ministros, o Primeiro-Ministro, ou qualquer outro membro do Governo, quando tal seja determinado pela tutela, no âmbito do contencioso administrativo;



h) Responder, em colaboração com o ministério da tutela, aos processos de fiscalização da constitucionalidade e da legalidade;



i) Assegurar a interligação com outros serviços e organismos no âmbito das suas atribuições;



j) Apoiar o Secretário de Estado e o Primeiro-Ministro nas relações de cooperação, no âmbito das respectivas atribui-ções, designadamente, no domínio da simplificação dos actos normativos, no plano interno e internacional.



Artigo 17.º

Departamento de Procedimento Legislativo



O Departamento de Procedimento Legislativo (DPL), tem as seguintes competências:



a) Apoiar o Secretário de Estado a garantir o cumprimento das regras e procedimentos do Conselho de Ministros;



b) Prestar apoio jurídico às reuniões do Conselho de Ministros;



c) Apoiar o Secretário de Estado na implementação das de-cisões do Conselho de Ministros;



d) Elaborar as actas das reuniões do Conselho de Ministros;



e) Promover a revisão dos diplomas legais publicados no Jornal da República e promover as rectificações neces-sárias;



f) Manter arquivos actualizados, em papel e suporte informático, de toda a documentação recebida e elaborada na UAJ, devidamente arrumados por tipologias de actos que se revelarem adequadas.



Capítulo VII

Gabinete de Assuntos Parlamentares



Artigo 18.º

Natureza e competências



1. O Gabinete para os Assuntos Parlamentares, adiante desig-nado por GAP, é o serviço responsável pelo apoio técnico e administrativo ao Secretário de Estado em matéria de relações do Governo com o Parlamento Nacional e as banca-das parlamentares.



2. Ao GAP, que funciona sob a direcção e orientação do Secretário de Estado, compete, nomeadamente:



a) Acompanhar o Secretário de Estado nas reuniões de trabalho que realize com a Conferência dos Repre-sentantes das Bancadas Parlamentares e restantes orgãos parlamentares, designadamente a Mesa, com que tenha de se relacionar, garantindo-lhe o apoio técnico que se revelar necessário;

b) Emitir as opiniões jurídicas que lhe forem solicitadas sobre os processos legislativos, de resolução e de fiscalização política parlamentares em que o Governo deva participar ou seja chamado a intervir;



c) Acompanhar com regularidade os processos referidos na alínea anterior, recolhendo todos os elementos que julgar pertinentes e mantendo o Secretário de Estado ao corrente do desenvolvimento das diversas fases procedimentais;



d) Manter actualizados arquivos, em papel e suporte infor-mático, com os principais documentos da actividade parlamentar relevantes para o Governo, devidamente arrumados por tipologias de actos que se revelarem adequadas;



e) Prestar informações, preparar documentação e elaborar notas instrumentais em tudo o que diga respeito a actividade relevante do Parlamento Nacional que não tenha caracter meramente interno, ao agendamento de iniciativas legislativas e de resolução e a coordenação entre os dois orgãos de soberania;



f) Colaborar, quando para isso expressamente solicitado e autorizado, na redacção final de actos legislativos ou de resolução do Parlamento Nacional que careçam de publicação no Jornal da Republica.



Capítulo VIII

Disposições transitórias e finais



Artigo 19.º

Quadro de pessoal



O quadro de pessoal da Secretaria de Estado do Conselho de Ministros é aprovado por diploma ministerial do Primeiro-Ministro após parecer da Comissão da Função Pública.



Artigo 20.º

Quadro orgânico



É aprovado o quadro orgânico da SECM, anexo ao presente diploma e do qual faz parte integrante.



Artigo 21.º

Entrada em vigor



O presente diploma entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação do Jornal da República.





O Primeiro-Ministro,





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Kay Rala Xanana Gusmão