REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE TIMOR-LESTE

DECISÃO

8/II/CA

Aprova o Regulamento das Competências das Divisões do Secretariado-Geral do Parlamento Nacional

Nos termos da alínea f) do nº 2 do artigo 30º da Lei de Organi-zação e Funcionamento da Administração Parlamentar (LOFAP), Lei nº 15/2008, de 24 de Dezembro, o Conselho de Administra-ção aprova, pela presente decisão, o seguinte Regulamento das Competências das Divisões do Secretariado-Geral do Parlamento Nacional:

REGULAMENTO DAS COMPETÊNCIAS DAS DIVISÕES DO SECRETARIADO-GERAL DO PARLAMENTO NACIONAL

ARRANJO DOS CAPÍTULOS E ARTIGOS

CAPÍTULO I - DIRECÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO (D- ADMIN)

Artigo 1º - Divisão do Plano, Finanças e Aprovisionamento (DIPFA)

Artigo 2º - Divisão de Património, Logística e Serviços Gerais (DIPAL)

Artigo 3º - Divisão de Recursos Humanos, Serviços Adminis-trativos e Atendimento aos Deputados e Bancadas Parlamen-tares (DIRHSA)

CAPÍTULO II - DIRECÇAO DE APOIO PARLAMENTAR (D-PARL)

Artigo 4º - Divisão de Apoio ao Plenário (DIPLEN)

Artigo 5º - Divisão de Apoio às Comissões (DICOM)

Artigo 6º - Divisão de Redacção, Audiovisual, Transcrição e Documentação (DIRAT)

Artigo 7º - Divisão de Relações Públicas, Comunicação e Educação Cívica (DIRPEC)

CAPÍTULO III - DIRECÇÃO DE PESQUISA E INFORMAÇÃO TÉCNICA (D-PIT)

Artigo 8º - Gabinete de Pesquisa e Análise (GAPA)

Artigo 9º - Biblioteca e Arquivo (BIBARQ)

Artigo 10º - Centro de Formação e Informação sobre Igualdade de Género (CEGEN)

CAPÍTULO IV - DIVISÕES AUTÓNOMAS

Artigo 11º - Divisão de Tecnologia de Informação e Comunicação (DITIC)

Artigo 12º - Divisão de Relações Internacionais, Protocolo e Segurança (DIRIPS)

CAPÍTULO V - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 13º - Siglas dos órgãos, direcções e divisões

Artigo 14º - Afectação dos funcionários às divisões

CAPÍTULO I

DIRECÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO

(D-ADMIN)

Artigo 1º

Divisão do Plano, Finanças e Aprovisionamento

(DIPFA)

Compete à Divisão do Plano, Finanças e Aprovisionamento, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

1. Em matéria de Plano e Finanças:

a) Propor um processo interno de elaboração do plano anual de actividades do Parlamento Nacional;

b) Desenvolver e propor um processo interno de elabora-ção do orçamento anual do Parlamento Nacional

c) Elaborar o ante-projecto do plano anual de actividades do Parlamento Nacional e coordenar a participação dos diferentes intervenientes na preparação do referido plano;

d) Preparar relatórios de execução do plano anual de activi-dades e do plano estratégico;

e) Elaborar o ante-projecto do orçamento anual e do orça-mento suplementar do Parlamento Nacional;

f) Preparar os relatórios mensais e trimestrais de execução orçamental

g) Elaborar o relatório de execução orçamental e conta do Parlamento Nacional

h) Efectuar o processamento das despesas correntes e de capital;

i) Efectuar o pagamento das despesas autorizadas;

j) Colaborar com os outros serviços na orçamentação das respectivas actividades;

k) Processar os vencimentos e outros abonos dos Depu-tados e funcionários;

l) Processar as subvenções das bancadas parlamentares;

m) Desenvolver e aplicar mecanismos de auditoria interna quanto ao processamento de receitas e despesas;

n) Conceber e manter um sistema de registo e arquivo da documentação relativa à execução de despesas, com vista a auxiliar a realização de auditoria interna e externa;

o) Gerir e relatar sobre a utilização do fundo de maneio (petty cash).

p) Produzir mapas estatísticos de consumo de electricidade e serviço de telefone fixo.

2 - Em matéria de aprovisionamento:

a) Formular e desenvolver políticas de aprovisionamento que assegurem a melhor relação possível preço-qualidade em todas as compras e contratações de serviços;

b) Promoção de uma efectiva competição e um tratamento igual e justo a todos os fornecedores;

c) Assegurar que os processos de aprovisionamento de bens e aquisição de serviços obedecem a legislação em vigor e são conduzidos com a necessária ética e do modo mais apropriado;

d) Garantir que as decisões nos processos de aprovisiona-mento de bens e aquisição de serviços são tomadas de maneira aberta, acessível e transparente, sem prejuízo da salvaguarda dos interesses comerciais quer do Parlamento Nacional quer dos fornecedores;

e) Garantir que os contratos são redigidos da maneira mais apropriada e consistentes com os objectivos em vista;

f) Manter um arquivo devidamente organizado de todos os processos de aprovisionamento, tanto os condu-zidos descentralizadamente pelo Parlamento Nacional como os conduzidos centralizadamente pelo Ministário das Finanças;

g) Produzir e manter devidamente actualizados mapas de acompanhamento de todos os processos de aprovi-sionamento em curso;

h) Manter os contactos e a coordenação necessária com o serviço centralizado de aprovisionamento do Minis-tério das Finanças, para os fins necessários.

Artigo 2º

Divisão de Património, Logística e Serviços Gerais

(DIPAL)

Compete à Divisão de Património, Logística e Serviços Gerais, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

1 - Em matéria de gestão de património:

a) Gerir o património do Parlamento Nacional e zelar pela sua boa manutenção e conservação;

b) Estabelecer e aplicar sistemas de registo e cadastro do património do Parlamento Nacional;

c) Produzir registos e mapas de localização física dos mó-veis, equipamentos e materiais;

d) Produzir o inventário anual geral, com indicação das existências e valor patrimonial;

e) Produzir os inventários parciais dos transportes, do equipamento de tecnologia de informação e comunica-ção e dos equipamentos electrónicos e de audiovisual, que são incorporados no inventário geral;

f) Conduzir a verificação física e inspecção periódica do património;

g) Assegurar a gestão e manutenção das instalações, veí-culos e equipamentos;

h) Gerir os contratos de assistência técnica à manutenção e raparação de edifícios, instalações, veículos e equipa-mentos;

i) Recomendar a aquisição de bens de consumo corrente, materiais e equipamentos;

j) Propor o abate de bens do património do Parlamento Nacional e a sua alienação.

2 - Em matéria de Logística:

a) Assegurar a guarda dos equipamentos;

b) Estabelecer um sistema de armazenamento de material e suprimento de escritório, o controlo das existências e a sua inventariação periódica;

c) Satisfazer as requisições de bens de uso corrente e de equipamento, propondo a sua aquisição se for o caso;

d) Estabelecer indicadores de consumo que permitam controlar as necessidades de aquisição de bens de consumo corrente;

e) Estabelecer e aplicar um sistema de gestão e controle da utilização da frota de veículos do Parlamento Nacional;

f) Criar indicadores de exploração da frota de veículos;

g) Conceber e aplicar um sistema de controle de consumo e combustíveis;

h) Produzir mapas e relatórios sobre a utilização dos veí-culos e consumo de combustível por parte dos veículos de uso geral (operacional) do Secretariado-Geral;

i) Cuidar da reserva e preparação dos locais em que tenham lugar eventos comemorativos, cerimónias solenes, conferências, cursos e reuniões, por solicitação dos órgãos do Parlamento Nacional ou outras divisões do Secretáriado-Geral;

3 Em matéria de serviços gerais:

a) Assegurar a limpeza e higiene das instalações do Parla-mento Nacional;

b) Cuidar da limpeza e boa aparência das áreas adjacentes aos edifícios do Parlamento Nacional;

c) Propor normas de utilização e assegurar a gestão do parque de estacionamento do Parlamento Nacional;

d) Cuidar dos jardins e áreas verdes, aplicando as melhores prácticas de conservação e preservação e do uso ra-cional da água;

e) Assegurar a qualidade e eficiência do funcionamento das instalações, equipamentos e materiais de forne-cimento de electricidade, de iluminação, ar condicio-nado, canalização e outros;

f) Garantir os trabalhos de reprodução e encadernação de documentos em suporte de papel;

g) Elaborar o mapa estatístico mensal dos trabalhos de reprodução de documentos; com a indicação das quan-tidades por órgão do Parlamento Nacional, divisões e pessoas;

h) Desenvolver e aplicar mecanismos de assistência e apoio a utilizadores (help desk), nomeadamente para a reserva de salas, equipamentos, espaços no parque de automó-veis, a recepção de comunicação de falhas e avarias.

Artigo 3º

Divisão de Recursos Humanos, Serviços Administrativos e Atendimento aos Deputados e Bancadas Parlamentares

(DIRHSA)

À Divisão de Recursos Humanos, Serviços Administrativos e Atendimento aos Deputados e Bancadas Parlamentares compete, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

1 - Em matéria de recursos humanos:

a) Conceber, propor e executar as políticas e estratégias de gestão dos recursos humanos;

b) Realizar o planeamento táctico da área dos recursos humanos;

c) Conduzir os processos de avaliação de desempenho;

d) Propor sistemas de gestão de desempenho;

e) Desenvolver e implementar um modelo de competências;

f) Desenvolver estudos de perfil e descrição de funções;

g) Desenvolver estudos e propostas de planos de carreiras e normas de mobilidade;

h) Realizar a avaliação de clima organizacional e factores motivacionais;

i) Realizar pesquisas sobre benefícios e sistema de remu-neração;

j) Propor políticas de benefícios e políticas de reconhe-cimento do mérito;

k) Conceber, propor e executar políticas e estratégias de desenvolvimento profissional dos;

l) Conceber e executar, por si e em colaboração com os órgãos do Parlamento Nacional e outras unidades orgânicas do Secretariado-Geral, planos de formação anual e plurianual, compreendendo cursos profissio-nais, conferências, palestras, seminários e workshops, estágios, visitas de observação e estudo, dentro e fora do país;

m) Promover o desenvolvimento das competências de li-derança;

n) Gerir os programas de estágio realizados no Parlamento Nacional;

o) Promover o cumprimento e apoiar na gestão dos acordos de cooperação na parte relativa à formação e capacita-ção dos recursos humanos

p) Promovera execução das poítivas e medidas de recruta-mento, selecção, provimento, promoção e progressão;

q) Gerir os contratos do pessoal fora do quadro e do pes-soal dos gabinetes de apoio;

r) Proceder ao acolhimento do pessoal admitido, através, nomeadamente de acções de inserção e da produção e distribuição de um manual de acolhimento;

s) Prestar assessoria em questões jurídicas relacionadas com o estatuto do pessoal do Parlamento Nacional e assuntos conexos;

t) Propor e executar as acções sociais e culturais em be-nefício dos Deputados, do pessoal do Parlamento Na-cional ou da comunidade;

u) Assegurar a execução de normas de higiene, saúde e segurança no trabalho;

v) Assistir na condução de processos disciplinares;

w) Processar os mapas de presença e horas extraordinárias e remeter à Divisão de Plano, Finanças e Aprovisio-namento;

x) Remeter à Divisão de Plano, Finanças e Aprovisiona-mento os elementos necessários ao processamento de salários e abonos;

y) Emitir cartões de identidade dos funcionários do Parla-mento Nacional, do pessoal de apoio aos membros da Mesa e ao Secretário-Geral, e ainda do pessoal ao ser-viço das bancadas parlamentares;

z) Coordenar e executar os demais aspectos operacionais da gestão dos recursos humanos;

aa) Conceber, estabelecer e gerir um centro de formação parlamentar.

2 - Em matéria de serviços administrativos:

a) Assegurar o recebimento, registo, selecção, encaminha-mento de toda a correspondência recebida;

b) Assegurar o registo e expedição da correspondência emitida pelo Parlamento Nacional;

c) Assegurar o arquivo respeitante à correspondência re-cebida e expedida;

d) Prestar apoio administrativo solicitado pelos diversos serviços;

e) Desenvolver um sistema de classificação para o arquivo de correspondências expedidas e recebidas;

f) Conceber o sistema de comunicação e circulação de in-formação e documentos entre as unidades;

g) Produzir normas, manuais e procedimentos administra-tivos, com o fim de padronizar prácticas e rotinas admi-nistrativas aplicáveis a todos os serviços;

h) Propor e assegurar a implementação de mecanismos de coordenação, cooperação, fluxo de informação entre as unidades orgânicas e mecanismos de supervisão e direcção hierárquica;

i) Promover a comunicação interna do Secretariado-Geral;

3 - Em matéria de atendimento aos deputados e bancadas:

a) Promover o acolhimento dos Deputados no início do mandato, assegurando o apoio documental necessário em articulação com os demais serviços do Parlamento Nacional, de acordo com as suas competências;

b) Organizar os registos biográficos dos Deputados e for-necer aos serviços competentes os elementos deles constantes que devam ser publicados;

c) Elaborar e manter actualizadas as listas de Deputados, organizados por diversos critérios, como ordem alfa-bética e por partidos, com os seus nomes parlamentares, com as moradas correspondentes e utros contactos;

d) Fornecer aos Deputados os respectivos cartões de identidade;

e) Prestar as informações que forem solicitadas pelos De-putados respeitantes à sua remuneração, abonos e outros direitos oriundos do seu estatuto de deputado cuja percepção ou usufruto compita ao Secretariado-geral prover, coordenando com outras divisões, de acordo com as suas respectivas competências;

f) Passar as certidões de contagem de tempo de serviço prestado aos Deputados e ex-Deputados que as solicitarem;

g) Assitir as Bancadas Parlamentares no que respeita à subvenção respectiva e outros apoios institucionais e legais que competem ao Parlamento Nacional prover.

CAPÍTULO II

DIRECÇAO DE APOIO PARLAMENTAR

(D-PARL)

Artigo 4º

Divisão de Apoio ao Plenário

(DIPLEN)

Compete à Divisão de Apoio ao Plenário, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

a) Em geral, prestar apoio técnico especializado, administrativo e de secretariado ao Plenário, à Mesa, à Comissão Perma-nente e à Conferência dos Representantes das Bancadas Parlamentares;

b) Registar, numerar e organizar os processos relativos às propostas e projectos de lei, resoluções, pedidos de apreciação de decretos-leis, requerimentos, moções, votos, interpelações, perguntas ao Governo e a outros actos parlamentares;

c) Remeter à Divisão de Redacção, Audiovisual, Transcrição e Documentação os documentos a publicar no Jornal do Parlamento Nacional;

d) Remeter à Divisão de Apoio às Comissões os processos relativos à actividade legislativa e de fiscalização que tenham de ser apreciados pelas comissões parlamentares;

e) Acompanhar a tramitação das iniciativas legislativas em estreita articulação com a Divisão de Apoio às Comissões;

f) Analisar a conformidade dos requisitos formais, constitucio-nal e regimentalmente previstos, quando da apresentação de iniciativas legislativas;

g) Verificar a redacção final dos textos aprovados pelo Parla-mento Nacional, de acordo com as deliberações do Plenário, e promover a preparação dos respectivos autógrafos;

h) Preparar os textos legislativos com vista à sua publicação no Jornal da República;

i) Elaborar notas, informações e pareceres técnicos necessários à regular tramitação das iniciativas legislativas;

j) Promover as rectificações dos actos legislativos que se tornem necessárias;

k) Assegurar o expediente relativo ao envio à Presidência da República dos autógrafos dos diplomas para efeitos de assinatura ou promulgação, bem como promover a publi-cação no Jornal da República das leis, resoluções, delibera-ções e suas rectificações;

l) Elaborar e promover a distribuição da agenda das reuniões plenárias e efectuar, nos termos do Regimento, as respecti-vas convocatórias;

m) Assegurar o registo de presenças, das faltas e das justifica-ções de faltas dos Deputados no Plenário;

n) Prestar assessoria técnica especializada em matéria de apli-cação e interpretaçao do Regimento e procedimentos do Parlamento Nacional ao Plenário, à Mesa, à Comissão Per-manente e à Conferência dos Representantes das Bancadas Parlamentares;

o) Elaborar quadros, mapas e gráficos, respeitantes à tramita-ção de iniciativas legislativas e de fiscalização política;

p) Colaborar com a divisão competente no que respeita à ali-mentação das bases de dados do processo legislativo e da actividade do Plenário prestando a informação relacionada com as suas competências;

q) Organizar e manter actualizado um ficheiro de todos os De-putados, registando as substituições, suspensões, cessa-ções, renúncias e perdas de mandatos, cuja informação deverá ser transmitida à Divisão de Recursos Humanos, Serviços Administrativos e Atendimento aos Deputados e Bancadas bem como à Divisão gestora do website do Parlamento Nacional para fins relacionados com as suas competências respectivas;

Artigo 5º

Divisão de Apoio às Comissões

(DICOM)

Compete à Divisão de Apoio às Comissões, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

a) Em geral, prestar apoio técnico especializado, administrativo e de secretariado a todas as comissões especializadas permanentes, subcomissões, comissões de inquérito, comissões eventuais e ainda aos grupos de trabalho;

b) Elaborar actas, súmulas e relatórios que lhe sejam solicita-dos;

c) Encaminhar para as comissões e subcomissões toda a cor-respondência que lhes seja dirigida, promovendo a expedição daquela que por elas for elaborada;

d) Análise do expediente e instrução do respectivo despacho;

e) Produção de notas técnicas e informações necessárias à regular tramitação do processo legislativo, petições, inqué-ritos e acções de fiscalizacão do Governo;

f) Acompanhar, no que respeita às comissões e subcomissões, o movimento dos processos, relativos à actividade legis-lativa e de fiscalização que lhe sejam submetidos, promoven-do a distribuição pelos seus membros de toda a documenta-ção necessária;

g) Registar, numerar e organizar os processos legislativos em tramitação pelas comissões;

h) Registar, numerar e organizar os processos relativos às pe-tições;

i) Assegurar a convocação dos Deputados membros das comissões e subcomissões e promover a distribuição de informação com as datas, horas e salas em que se realizam as reuniões;

j) Proceder à recolha e registo de presenças de Deputados em comissão e subcomissão;

k) Assegurar, em articulação com a Divisão de Redacção, Audiovisual,Transcrição e Documentação, o registo das reuniões das comissões e subcomissões, quando solici-tado;

l) Comunicar à Divisão de Redacção, Audiovisual, Transcrição e Documentação as reuniões gravadas das comissões e subcomissões cujos trabalhos devam ser transcritos

m) Estabelecer os contactos e assegurar o expediente decor-rente das relações das comissões com pessoas e entidades exteriores à Assembleia;

n) Fornecer o apoio técnico à organização de audições e au-diências públicas das comissões e subcomissões;

o) o)Prestar assessoria técnica especializada em matéria de aplicação e interpretação do Regimento e procedimentos do Parlamento Nacional ãs comissões, subcomissões, comissões de inquérito e comissões eventuais;

p) Assegurar o apoio à organização de viagens locais das co-missões e subcomissões para fins de visita de inspecção e observação, informação e estudo, e coordenar com as divi-sões competentes o apoio protocolar e logístico;

q) Coordenar a organização das viagens ao estrangeiro das comissões e subcomissões, com o apoio das divisões competentes nas áreas do protocolo e das relações inter-nacionais;

r) Apoiar a preparação dos planos de actividades das comis-sões e assegurar o acompanhamento da sua implementa-ção;

s) Apoiar a preparação das propostas de orçamento das co-missões e assegurar o acompanhamento da sua imple-mentação;

t) assegurar a preparação de relatórios de actividades e das comissões

u) Colaborar com a divisão competente no que respeita à ali-mentação das bases de dados do processo legislativo e da actividade parlamentar prestando a informação relacionada com as suas competências.

v) Elaborar quadros, mapas e gráficos, respeitantes à tramita-ção de iniciativas legislativas, petições, missões de informa-ção e estudo e viagens ao estrangeiro.

Artigo 6º

Divisão de Redacção, Audiovisual, Transcrição e Documentação

(DIRAT)

Compete à Divisão de Redacção, Audiovisual, Transcrição e Documentação, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

a) Elaborar o Jornal do Parlamento Nacional e cuidar da sua publicação e arquivo;

b) Promover as rectificações das inexactidões publicadas em qualquer das séries do Jornal do Parlamento Nacional;

c) Produzir sumários das sessões do Plenário;

d) Manter um arquivo devidamente organizado e classificado dos sumários;

e) Produzir, registar, classificar e arquivar os registos sonoros e de imagem das sessões do Plenário, reuniões das comis-sões e de outros órgãos do Parlamento Nacional;

f) Manter um arquivo devidamente organizado e classificado das gravações sonoras e de imagem, incluindo índices por assunto e por interveniente;

g) Realizar as transcrições e produzir, a partir destas, as respec-tivas actas das sessões do Plenário, da Comissão Perma-nente e, por solicitação, das reuniões das comissões a de outros órgãos do Parlamento Nacional;

h) Manter um arquivo devidamente organizado e classificado das transcrições;

i) Fornecer aos Deputados, quando solicitem, cópias dos re-gistos sonoros, de imagem, das transcrições e sumários:

j) Disponibilizar cópias dos registos sonoros, das imagem, das transcrições e dos sumários às divisões competentes para, nomeadamente, fins de arquivo, publicação ou divulgação, incluindo através do site da internet (website) do Parlamento Nacional;

k) Colaborar com os orgãos de media digital no seu trabalho de informacão sobre a actividade do Parlamento Nacional e facilitar o acesso dos mesmos aos registos sonoros, de imagem e informacão na posse da Divisão, de acordo com as normas vigentes e em estreita colaboração com a Divisão de Relações Públicas, Comunicação e Educação Cívica;

l) Publicar em livro compilações anuais das transcrições das sessões do Plenário e remeter à Divisão de Biblioteca e Ar-quivo para disponibilização pública;

m) Assegurar a manutenção e conservação dos equipamentos e sistemas electrónicos audiovisuais em uso;

n) Garantir serviços de interpretação para actos e actividades do Parlamento Nacional;

o) Garantir servicos de tradução de documentos a solicitacão dos orgãos do Parlamento Nacional ou do Secretario-Geral.

Artigo 7º

Divisão de Relações Públicas, Comunicação e Educação Cívica (DIRPEC)

Compete à Divisão de Relações Públicas, Comunicação e Edu-cação Cívica, além do mais que lhe for superiormente deter-minado, o seguinte:

1 Em matéria de relações públicas:

a) Realizar actividades de relações públicas, junto dos ci-dadãos, organizações públicas, organizações da socie-dade civil e outras instituições nacionais e estrangeiras;

b) Desenvolver os estudos gráficos adequados à criação de uma imagem de qualidade dos documentos oficiais (da actividade parlamentar e da administraao parlamentar) e das publicações do Parlamento Nacional;

c) Conceber e dirigir a produção de brindes e souvenirs para a promoção do Parlamento Nacional, dentro e for a do país;

d) Organizar e prover o atendimento dos cidadãos que se dirijam ao Parlamento Nacional para encontros com Deputados, comissões parlamentares, bancadas parla-mentares e funcionários;

e) Organizar e prover o atendimento de cidadãos que pre-tendam colher informação e documrntação sobre a actividade do Parlamento Nacional, ou dos seus órgãos ou serviços;

f) Promover a participação dos cidadãos nas actividades públicas do Parlamento Nacional;

g) Organizar conferências de imprensa;

h) Produzir e disseminar comunicados de imprensa;

2 Em matéria de comunicação:

a) Promover a divulgação da actividade do Parlamento Nacional, tanto no País como no estrangeiro, através de livros, brochuras, panfletos, films, média electronica e internet;

b) Apoiar os órgãos da Comunicação Social na sua acti-vidade de informação parlamentar;

c) Propor e implementar políticas e procedimentos de ac-reditação dos órgãos de comunicação social para fins de cobertura da actividade parlamentar;

d) Propor e implementar políticas e procedimentos de acesso e utilização pelos órgãos de comunicação social de material informativo, escrito, sonoro e de imagem, gerado pelo Parlamento Nacional, com a colaboração da Divisão de Redacção, Audiovisual e Transcrição;

e) Promover a edição e difusão de publicações do Parla-mento Nacional

f) Analisar a informação produzida pelos órgãos de co-municação social sobre o Parlamento Nacional, propor e preparar a adequada reacção do Parlamento Nacional, quando se revele necessário e por determinação dos órgâos do Parlamento Nacional, nomedamente para a correcção objectiva de informação factual;

g) Conceber, desenvolver e gerir o conteúdo do site da in-ternet (website) do Parlamento Nacional, com a colaboração técnica da Divisão de Tecnologia de Informação e Comunicação;

3 Em matéria de educação cívica:

a) Promover a comunicação entre o Parlamento Nacional e o Cidadão e ampliar o recurso às novas tecnologias de comunicação e informação para esse fim;

b) Promover a edição de publicações, videos e filmes com intuito de informar e promover a educacão cívica no que respeita ao papel, o funcionamento e à actividade do Parlamento Nacional;

c) Promover acções de informação e educação sobre o pa-pel e o funcionamento do Parlamento Nacional, junto a esolas e organizações e associações comunitárias locais;

d) Organizar visitas guiadas do público ao Parlamento Nacional;

e) Organizar o Parlamento da Juventude;

f) Organizar programas de rádio e televisão;

CAPÍTULO III

DIRECÇÃO DE PESQUISA E INFORMAÇÃO TÉCNICA

(D-PIT)

Artigo 8º

Gabinete de Pesquisa e Análise

(GAPA)

1 - Compete ao Gabinete de Pesquisa e Análise, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

a) Manter uma colectânea dos instrumentos jurídicos in-ternacionais de que Timor-Leste seja signatário e outros de relevante interesse;

b) Recolher e compilar documentos sobre políticas públicas e programas do Governo e dos Ministérios e Secretarias de Estado, e produzir sumários sobre os mesmos;

c) Estabelecer relações de cooperação com departamentos governamentais para obtenção de documentos públicos a que se refere a alínea anterior;

d) Compilar dados estatísticos de fontes autênticas;

e) Produzir sumários analíticos sobre textos legislativos propostos à apreciação do Parlamento Nacional;

f) Produzir, antecipada e proactivamente, estudos sobre temas de interesse geral ou relacionados com a actividade do Governo ou do Parlamento Nacional;

g) Produzir notas breves, e a sua actualização periódica, sobre temas relacionados com funcionamento dos órgãos do Parlamento Nacional, processos e procedi-mentos do Parlamento Nacional, estatuto dos deputa-dos, temas de ética e conduta dos deputados e outros de relevante interesse para o exercício da função de deputado;

h) Criar e manter actualizados dossiers relativos a grandes temas nacionais e internacionais;

i) Produzir notas explicativas e informação contextualizada sobre assuntos actuais emergentes do contexto nacional ou internacional;

j) Prestar apoio às comissões parlamentares no processo legislativo e na actividade de fiscalização da actividade governativa;

k) Preparar a redacção final dos textos aprovados em Co-missão;

l) Responder a consultas solicitadas pelos Deputados;

m) Prestar apoio técnico os Deputados e Bancadas Parla-mentares no processo legislativo e de fiscalização polí-tica, nomeadamente na preparação de projectos de lei e propostas de alteração;

n) Organizar conferências, palestras e seminários para Deputados e funcionários do Parlamento Nacional;

o) Tudo o mais que lhe for superiormente determinado.

2 - O regulamento de organização e funcionamento do Gabinete de Pesquisa e Análise define a forma como este se estrutura e presta serviços.

Artigo 9º

Biblioteca e Arquivo

(BIBARQ)

1 - Compete à Biblioteca e Arquivo, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

a) Assegurar o apoio documental e bibliográfico aos traba-lhos do Parlamento Nacional;

b) Organizar e manter actualizada a recolha de bibliografia, legislação, jurisprudência e actos administrativos e demais elementos de informação científica e técnica relacionada com a actividade desenvolvida pelo Parlamento Nacional;

c) Recolher, analisar, produzir sinopses, tratar, arquivar e promover a difusão de legislação nacional e estrangeira, e de toda a informação legislativa com interesse para os trabalhos do Parlamento Nacional;

d) Produzir e distribuir a todos os deputados uma lista semanal com a relação dos decretos-leis e decretos do Governo publicados no Jornal da República, com o fim de auxiliar no acompanhamento e fiscalização da actividade legislativa do Governo;

e) Assegurar os contactos, a colaboração e a participacão de Timor-Leste no Global Legal Network (GLEN);

f) Funcionar como depositária oficial de toda a documen-tação produzida pelo Parlamento Nacional relativa à actividade de todos os seus órgãos e da administração parlamentar, tanto em formato digital como em papel, mantendo, de modo devidamente organizado e classi-ficado, uma base de dados informatizada e um arquivo da respectiva documentação;

g) Colocar à disposição dos utentes, para consulta, o ma-terial a que se refere a alínea anterior;

h) Adquirir, tratar e difundir a informação produzida pelos órgãos de comunicação social de âmbito nacional e eventualmente de âmbito local, regional e internacional que seja considerada de interesse para o desenvolvi-mento das actividades do Parlamento Nacional;

i) Cooperar com instituições nacionais, estrangeiras e in-ternacionais em matéria de documentação e informação;

j) Gerir a Biblioteca;

k) Oferecer um serviço de atendimento e de fotocópias aos utilizadores, para satisfazer os seus pedidos de informação, facultando a documentação para consulta presencial e para empréstimo, de acordo com o regula-mento interno da Biblioteca;

l) Definir a politica e procedimentos de aquisição biblio-gráfica;

m) Publicar um catálogo do acervo bibliográfico da Biblio-teca e um catálogo da documentação oficial do Parla-mento Nacional em sua posse;

n) Conduzir as relações com a Federação Internacional das Associações de Bibliotecas (IFLA - International Federation of Library Association) e em particular a sua Secção de Bibliotecas Parlamentares (Section on Library and Research Services for Parliaments);

o) Assegurar a existência, para consulta, de uma colecção do Jornal da República e do Jornal do Parlamento Nacional, assim como promover a encadernação de colecções anuais findas:

p) Promover a criação, a gestão e o desenvolvimento de um Arquivo Histórico Parlamentar;

q) O regulamento do Arquivo Histórico-Parlamentar define as condições de cedência de documentos, de acesso dos vários utilizadores aos diferentes tipos de documentos e de transferência dos documentos administrativos e das legislaturas findas;

r) Promover, como parte do desenvolvimento do Arquivo Histórico Parlamantar, a transcrição dos registos sonoros das sessões da Assembleia Constituinte e das sessões do Plenário da Primeira Legislatura do Parla-mento Nacional, assim como a recolha, tratamento e classificação de toda a documentação escrita relativa ao mesmos períodos;

2 Os regulamentos da Biblioteca e do Arquivo Histórico-Parlamentar são aprovados pelo Conselho de Adminis-tração.

3 - O regulamento do Arquivo Histórico-Parlamentar define as condições de cedência de documentos, de acesso dos vários utilizadores aos diferentes tipos de documentos e de transferência dos documentos administrativos e das legislaturas findas;

Artigo 10º

Centro de Formação e Informação sobre Igualdade de Género

(CEGEN)

Compete ao Centro de Formação e Informação sobre Igualdade de Género, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

a) Desenvolver actividades de documentação, pesquisa e es-tudos, da mesma natureza que os desenvolvidos pelo Ga-binete de Pesquisa e Análise, em assuntos relacionados com igualdade de géneros;

b) Apoiar a comissão parlamentar com jurisdição sobre assun-tos de igualdade de géneros, assim como as demais comis-sões parlamentares quando lidem com assuntos da mesma natureza;

c) Apoiar o Parlamento Macional e as suas comissões na aná-lise da proposta orçamental na perspectiva de igualdade de géneros;

d) Apoiar o Parlamento Nacional na definição de estratégias e políticas sobre o papel e a abordagem do Parlamento Nacional nas questões de igualdade de géneros e a sua contribuição para as políticas nacionas nesta área;

e) Prestar assistência ao Grupo das Mulheres Parlamentares de Timor-Leste;

f) Organizar actividades de consciencialização sobre questões de igualdade de géneros entre os Deputados, funcionários do Parlamento Nacional, agentes e fincionários do Estado e público em geral;

g) Promover acções de informação e formação, nomeadamente conferências, palestras, seminários e workshops;

h) Organizar eventos para a celebração de datas comemorati-vas relacionadas com as mulheres e questões de igualdade de géneros;

i) Estabelecer contactos e redes de colaboração com de-partamentos governamentais, agências especializadas das Nações Unidas, outras agências internacionais, de países estrangeiros e nacionais, organizações da sociedade civil, instituições de ensino superior e académicos;

j) Apoiar as delegações parlamentares na preparação da sua participação em eventos no estrangeiros relacionados com a igualdade de géneros;

CAPÍTULO IV

DIVISÕES AUTÓNOMAS

Artigo 11º

Divisão de Tecnologia de Informação e Comunicação

(DITIC)

Compete à Divisão de Tecnologia de Informação e Comunica-ção, além do mais que lhe for superiormente determinado, o seguinte:

1 - Em geral, conceber e implementar as políticas e stratégias de aplicação de tecnologias de informação e comunicação, assegurar o seu desenvolvimento, assim como garantir o fornecimentos dos respectivos serviços ao Parlamento Nacional.

2 No que respeita a serviços de informação e comunicação:

a) Assegurar o acesso à internet;

b) Conceber e desenvolver um sistema de rede de comuni-cação (networking) e partilha de documentos;

c) Desenvolver e assegurara manutenção de serviço cor-reio electrónico (e-mail) com domínio próprio do Parlamento Nacional;

d) Desenvolver e manter um sistema de intranet e assegurar a gestão do seu conteúdo;

e) Colaborar e apoiar tecnicamente a Divisão de Relações Públicas, Comunicação e Educação Cívica no que se refere ao desenvolvimento e manutenção do site da internet (website) do Parlamento Nacional;

f) Assegurar serviços de video-conferência;

g) Garantir capacidade de assegurar comunicação audio e vídeo, nomeadamente para garantir a radiodifusão e teledifusão em directo de eventos que tenham lugar no Parlamento Nacional;

h) Criar e manter um serviço de comunicação telefónica, incluindo PABX e rede de comunicação interna por telefone;

i) Estudar, propor, desenvolver e garantir o acesso à internet via satélite (VSAT).

3 Em matéria de gestão de desastres:

a) Desenvolver e manter procedimentos e regras de se-gurança dos equipamentos, softwares e sistemas;

b) Conceber a executar a gestão preventiva e de recupera-ção em caso de desastres, contemplando os aspectos da mobilidade e migração, cópias de segurança (backup), protecção das infraestruturas, testes e ensaios e formação sobre gestão de desastres;

4 - Em matéria de gestãoa de infraestruturas e meios:

a) Fornecer assistência e apoio os utilizadores do sistema de informação e comunicação do Parlamento Nacional (help desk services);

b) Assegurar o desenvolvimento e a manutenção das in-fraestruturas de informação e comunicação;

c) proceder aos estudos técnicos necessários à moder-nização e aquisição de material e equipamento;

d) Promover, em colaboração com a Divisão de Recursos Humanos, Serviços Administrativos e Atendimento aos Deputados e Bancdas, a realização das acções de formação dos técnicos e dos utilizadores;

e) Assegurar a gestão e o licenciamento do software exis-tente;

f) Estudar, desenvolver e implementar medidas de se-gurança dos recursos lógicos (software) e físicos (hardware) disponíveis;

g) Assegurar a gestão e manutenção dos servidores www, correio electrónico, firewall e outros;

Artigo 12º

Divisão de Relações Internacionais, Protocolo e Segurança

(DIRIPS)

Compete à Divisão de Relações Internacionais, Protocolo e Segurança, além do mais que lhe for superiormente determi-nado, o seguinte:

1 Em matéria de relações internacionais:

a) Prestar assessoria diplomática ao Presidente do Parla-mento Nacional, aos demais membros da Mesa e ao Secretário-Geral;

b) Estudar as resoluções e recomendações das conferên-cias interparlamentares que lhe sejam submetidas por qualquer órgão do Parlamento Nacional;

c) Apoiar as delegações parlamentares na preparação e condução das suas missões ao estrangeiro;

d) Colaborar na organização de solenidades, comemora-ções, conferências e reuniões Nacional de carácter internacional realizados pelo Parlamento ou com a parti-cipação de delegações estrangeiras;

e) Assegurar o secretariado das delegações e deputações parlamentares ao estrangeiro, no âmbito das relações internacionais do Parlamento Nacional;

f) Assessorar as representações permanentes do Parla-mento Nacional junto da UIP e outros organizações internacionais;

g) Organizar os programas das actividades sociais, cultu-rais e outras respeitantes a reuniões parlamentares in-ternacionais realizadas no País;

h) Organizar as visitas oficiais ao Parlamento Nacional de delegações parlamentares ou convidados estrangeiros;

i) Assessorar na coordenação da ajuda externa e da cooperação internacional, com vista, nomeadamente, a potencializar as oportunidades e evitar a duplicação da assistência internacional

j) Assegurar a gestão e monitorização dos planos de cooperação parlamentar bilateral e multilateral, assim como da cooperação com organismos internacionais;

k) Apoiar os Grupos de Amizade nas suas actividades in-ternas e externas;

l) Recolher, tratar e disponibilizar informações referentes às actividades parlamentares estrangeiras e das orga-nizações internacionais.

2 Em matéria de protocolo:

a) Organizar o protocolo dos actos solenes, comemorati-vos, das visitas e outros actos públicos do Parlamento Nacional;

b) Assegurar o protocolo do Presidente do Parlamento, dos membros da mesa e de delegações parlamentares;

c) Prestar assistência a personalidades, corpo diplomático e convidados em geral, por ocasião de reuniões e actos solenes no Parlamento Nacional;

d) Prestar apoio protocolar às comissões e delagações parlamentares em deslocação pelo País e para o estran-geiro, nomeadamente no que se refere à reserva de hotéis, compra de títulos de viagem, requisição de aju-das de custo junto da divisão competente do Secreta-riado-Geral;

e) Elaborar o expediente necessário à obtenção dos pas-saportes diplomáticos;

3 Em matéria de segurança:

a) Assessorar o Presidente do Parlamento na concepção de políticas e estratégias de segurança, contemplando prevenção, controlo, vigilância, protecção e defesa das instalações e dos bens do Parlamento Nacional e das pessoas que nela exercem funções ou visitem;

b) Conceber e propor ao Presidente do Parlamento Nacio-nal regulamentos, manuais e instruções sobre a segu-rança do Parlamento Nacional;

c) Conceber e propor regras específicas sobre o acesso, circulação e permanência de pessoas nas instalações do Parlamento Nacional;

d) Propor regras sobre o papel das forças de segurança ao serviço do Parlamento Nacional e outras componentes da segurança do Parlamento Nacional e a coordenação e articulação entre as mesmas;

e) Assistir o Presidente em garantir a execução dos re-gulamentos, manuais e instruções sobre a segurança do Parlamento Nacional;

f) A segurança é garantida pelo destacamento da Polícia Nacional de Timor-Leste colocado no Parlamento Nacional;

g) Coordenar e cooperar com a Divisão de Tecnologia de Informação e Comunicação no que respeita a aplicação de novas tecnologias de segurança e vigilância e a manutenção e conservação dos respectivos equipa-mentos;

h) O mais que lhe for superiormente cometido.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 13º

Siglas dos órgãos, direcções e divisões

As siglas dos órgãos, direcções e divisões são as seguintes:

Gabinete do Presidente do Parlamento Nacional

GPPN

Conselho de Administração

CA

Gabinete do Secretário-Geral

GSG

Divisão de Tecnologia de Informação e Comunicação

DITIC

Divisão de Relações Internacionais, Protocolo e Segurança DIRIPS

DIRECÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO D-ADMIN

Divisão do Plano, Finanças e Aprovisionamento

DIPFA

Divisão de Património, Logística e Serviços Gerais DIPAL

Divisão de Recursos Humanos, Serviços Administrativos e

Atendimento aos Deputados e Bancadas Parlamentares DIRHSA

DIRECÇÃO DE APOIO PARLAMENTAR D-PARL

Divisão de Apoio ao Plenário

DIPLEN

Divisão de Apoio às Comissões

DICOM

Divisão de Redacção, Audiovisual, Transcrição e Documen-tação

DIRAT

Divisão de Relações Públicas, Comunicação e Educação Cívica DIRPEC

DIRECÇÃO DE PESQUISA E INFORMAÇÃO TÉCNICA D-PIT

Gabinete de Pesquisa e Análise

GAPA

Biblioteca e Arquivo

BIBARQ

Centro de Formação e Informação sobre Igualdade de Género CEGEN

Artigo 14º

Afectação dos funcionários às divisões

O Secretário-Geral determina a afectação dos actuais funcioná-rios do Parlamento Nacional às divisões.

O presente Regulamento foi aprovado com o voto unânime dos na 5ª reunião ordinária do Conselho de Administração, realizada em 16 de Novembro de 2009.

Publique-se no Jornal da República.

O Presidente do Parlamento Nacional,

Fernando La Sama de Araújo

O Secretário-Geral do Parlamento Nacional e Secretário do Conselho de Administração,

João Rui Amaral

REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE TIMOR-LESTE