Gabinete de Inspecção e Auditoria
REPÚBLICA DEMORCRÁTICA DE TIMOR LESTE
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Gabinete de Inspeção e Auditoria
A Lei Orgânica do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 10 /2019 de 14 de Junho, prevê no seu artigo 10.º as competências atribuídas o Gabiete de Inspeção e Auditoria do Ministério da Justiça, tendo com o objetivo implementar a função inspetiva, fiscalizadora e de auditoria permanente na atuação, promover uma cultura de serviço público, através da publicação dos princípios da boa governação e conduta ética, e do desempenho dos diversos serviços de administração direta e organismos autonomia técnica, ou cuja atividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça.
Assim, com vista ao cumprimento das importantes atribuições que lhe compete prosseguir, a sua orgânica é compostos pelos o Departamento de Administração, o Departamento de Fiscalização e Auditoria, o Departamento Inspeção e Investigação Disciplinar e o Departamento de Avaliação, Monitorização e Desenvolvimento.
Para além da estrutura interna, o presente dilplom aprevê ainda as regras de competência e de funcionamento interno, bem como o respetivo quador de pessoal.
Assim, o Governo, pelo Ministro da Justiça, manda ao abrigo do disposto no artigo 31.º do Decreto-Lei n.º 10 /2019 de 14 de Junho, publicar o seguinte diploma:
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.º
Objeto
O presente diploma tem por objeto a definição da estrutura orgânica do Gabinete de Inspeção e Auditoria.
Natureza e atribuições
1. O Gabinete de Inspeção e Auditoria, abreviadamente designado GIA, é o serviço central do MJ responsável pela realização das atividades de auditoria, inspeção e fiscalização relativamente a todos os serviços do MJ, de acordo com as orientações do Ministro da Justiça.
2. No âmbito das suas atribuições cabe, designadamente, o Gabinete de Inspeção e Auditoria, prosseguir as seguintes atribuições :
a. Avaliar as atividades de gestão administrativa, financeira e patrimonial de todos os serviços do MJ, nos termos da lei em vigor;
b. Propor a instauração de processos disciplinares e acompanhar a sua tramitação sem prejuízo da competência da Comissão da Função Pública e de outros órgãos;
c. Realizar inspeções, averiguações, inquéritos e auditorias, sem prejuízo das competências próprias da Inspeção-Geral do Estado e de outros órgãos;
d. Realizar inspeções com vista a avaliar o cumprimento das normas legais e regulamentares e das instruções governamentais aplicáveis à atividade dos serviços e estruturas do MJ;
e. Propor a instauração e instruir processos de inquérito e de averiguações que forem determinados pelo Ministro da Justiça e assegurar a realização de outras
ações inspetivas ou de auditoria que lhe sejam atribuídas por lei ou por aquele determinadas;
f. Apreciar queixas, reclamações, denúncias, participações e realizar ações inspetivas determinadas pelo Ministro da Justiça, na sequência de indícios apurados ou de solicitações de outras entidades do Estado que lhe sejam apresentadas por eventuais violações da legalidade ou por suspeitas de irregularidade ou
deficiência no funcionamento dos órgãos, serviços ou organismos do MJ;
g. Apresentar propostas de medidas legislativas ou regulamentares que na sequência da sua atuação se afigurem pertinentes, bem como propor a adoção de
medidas tendentes a assegurar ou restabelecer a legalidade dos atos praticados pelos serviços e organismos do MJ;
h. Participar aos órgãos competentes para a investigação criminal os factos com relevância jurídico-criminal e colaborar com aqueles órgãos na obtenção de
documentos;
i. Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas por lei ou regulamento ou que nele sejam delegadas.
Colaboração entre serviços de Inspeção
O GIA têm o dever de establecer a colaboração entre serviços de inspeção, fiscalização e auditoria dos ministérios relevantes, de acordo com as respetivas atribuições e competencias legais, utilizando os mecanismos que se mostrem mais adequados.
ESTRUTURA ORGÂNICA
SECÇÃO I
ESTRUTURA ORGÂNICA, DIREÇÃO E CHEFIAS
Artigo 4.º
Estrutura Orgânica
1. O GIA é dirigido por um Inspetor, nomeado nos termos do regime dos cargos de direção e chefia da administraçåo pública e diretamente subordinado ao Ministro.
2. O Inspetor é coadjuvado por um Subinspetor, nomeado nos termos do regime dos cargos de direção e chefia da administraçåo pública e diretamente subordinado ao Inspetor.
3. Para efeitos remuneratórios, o cargo de Inspetor é aquiparado ao cargo de Diretor-Geral e o cargo de Subinspetor ao cargo de Diretor Nacional.
4. Integram o GIA os seguintes Departamentos:
a. Departamento de Administração;
b. Departamento de Fiscalização e Auditoria;
c. Departamento de Inspeção e Investigação Disciplinar;
d. Departamento de Avaliação, Monitorização e Desenvolvimento.
5. Podem ser criadas secções, como subunidades orgânicas dos departamentos, desde que exista um volume de trabalho ou uma complexidade que o justifique e a supervisão, por um Chefe de Secção de, no 10 trabalhadores.
Competência do Inspetor do GIA
1. Compete ao Inspector do GIA , designadamente:
a. Dirigir, orientar e coordenar todas as atividades, bem como emitir as diretivas, ordens e instruções necessárias ao seu funcionamento;
b. Coordenar as atividades de GIA com os outros Diretores-Gerais do MJ, bem como coordenar com as inspeções de diversos ministérios e secretariados de
Estados, com a Comissão da Função Pública, com a Comissão de Aprovisionamento e com restantes entidades;
c. Representar o GIA, designadamente em atos e contratos e assegurar as suas relações com a InspeçãoGeral do Estado, com os serviços do MJ e, em geral,
com todas as entidades externas;
d. Elaborar o Plano de Ação Anual e o Plano de Atividades, determinar a realização e submetê-los para aprovação do Ministro da Justiça;
e. Propor a nomeação para os cargos de chefe de departamento;
f. Apreciar as questões relativas a suspeições, incompatibilidades suscitadas no âmbito dos processos instruídos pela GIA;
g. Determinar a realização de inspeção, fiscalização e auditorias aos serviços do Ministério da Justiça nos processos instruídos pela GIA;
h. Propor os processos de averiguações, de inquérito e disciplinares que lhe tenham sido solicitados pelas entidades competentes ou delegadas;
i. Propor ao Ministro da Justiça a realização de sindicâncias;
j. Avaliar as atividades e elaborar os respetivos relatórios e submetê-los a apreciação do Ministro da Justiça;
k. Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei ou delegadas pelo Ministro da Justiça.
2. Ao subinspetor-geral compete substituir o Inspetor-geral nas suas faltas e impedimentos e exercer as competências que por este lhe sejam delegadas.
Competência do Subinspetor
1. Compete ao Subinspetor, designadamente :
a. Dirigir as atividades de inspeção, fiscalização e auditoria aos organismos e serviços do MJ;
b. Preparar o manual de inspeção, auditoria interna e averiguação para uso nas atividades aos serviços de administração e organismos de autonomia técnica para
aprovação do Ministro da Justiça;
c. Preparar os modelos e formatos de impressos para uso nas visitas de inspeção, fiscalização e auditoria interna aos serviços de administração e organismos de
autonomia técnica para aprovação do Inspetor-Geral;
d. Preparar o conceito dos planos e programas, e ordenar a composição da equipa para a realização das atividades de inspeção, fiscalização e auditoria interna, e relatar o resultado;
e. Propor a realização de inspesaun, fiscalização e auditorias ordinárias e extraordinárias de acordo com o respetivo plano de atividades e relatar o resultado;
f. Analisar e emitir pareceres sobre o grau de eficiência e aptidão dos serviços inspecionados, auditados e investigados e do respetivo pessoal para o melhoramento;
g. Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei ou delegadas pelo Inspetor-Geral.
SERVIÇOS DE GIA
Artigo 7.º
Departamento de Administração
1. O Departamento da Administração é o serviço ao qual gerir os recursos humanos, financeiros e patrimoniais, informática e recolher os dados e elaborar os indicadores e assegurar os processo de gestão e a sua documentação na GIA.
2. Compete ao Departamento da Administração designadamente:
a. Assegurar a execução das ações relativas à notação de pessoal, ao acesso e progressão nas carreiras;
b. Preparar o plano anual e plano de atividades e relatório das atividades do GIA;
c. Preparar as necessidades de formação do pessoal, propor os planos e programas para a realização das ações de formação e de aperfeiçoamento profissional
de GIA;
d. Preparar o projeto de orçamento, a execução e o relatório da execução orçamental de GIA;
e. Executar as tarefas ao expediente e respectivos arquivos;
f. Identificar as necessidades materiais, assegurar aplicações do sistema informáticas de documentação;
g. Criar, desenvolver e manter atualizada uma base de dados confidencial sobre as atividades de inspeção, investigação e auditoria;
h. Realizar estudos e propor medidas relativamente às formas e processos de organização e funcionamento, à simplificação e modernização dos processos de trabalho para à obtenção de melhorias na produtividade e condições de trabalho;
i. Organizar os processos de aquisição de bens e serviços necessários ao funcionamento das atividades da GIA;
j. Exercer as demais funções que lhe forem delegadas por lei ou delgadas pelo Inspetor-geral.
Departamento de Fiscalização e Auditoria
1. Departamento de Fiscalizaçao e Auditoria é o serviço ao qual cabe em realização das atividades de fiscalizaçao auditorias.
2. Compete ao Departamento de Fiscalizaçao e Auditoria, designadamente :
a. Elaborar estudos, analisar as recomendações de pareceres e reunir informações relativos ao exercício das atividades de fiscalizaçao e auditoria;
b. Organizar manuais, guias, programas de trabalho e outros instrumentos de apoio técnico às ações de fiscalizaçao e auditoria;
c. Propor o plano de realização de ações inspetivas na implementação das normas legais relativo ao recrutamento, movimentação e a avaliação do
desempenho de funcionarios, mecanismos legais de tenderização, as construções, às aquisições de bens e serviços, capital menor e capital desenvolvimento e
transferencias;
d. Realizar ações de auditoria relativo à legalidade, regularidade e qualidade do funcionamento da gestão administrativa, a estrutura organizacional do trabalho
e a qualificação do emprego de recursos humanos;
e. Realizar auditorias a ação das instituições de avaliar a gestão administrativa e financeira em termos de economia, eficiência e eficácia de acordo com o plano
e as programas aprovados por parte dos serviços e propor à melhoria da qualidade e eficiência da gestão de procedimentos legais e operacionais;
f. Realizar ações auditorias para verificar os mecanismos e procedimentos de atendimento público, a emissão de diversos documentos e a cobrança de taxas e emolumentos pelas entidades competentes na tutela do Ministério da Justiça;
g. Realizar ação auditoria financeira das despesas de salário e vencimentos, bens e serviços, capital menor, capital desenvolvimentos e transferências;
h. Realizar acção de auditoria para verificar e avaliar a aquisição e o uso dos patrimonio e as suas instalações, o uso de transportes, equipamentos informaticas e
comunicações e de serviços a empresas de trabalho temporário;
i. Exercer as demais funções que lhe forem delegadas por lei ou delgadas pelo Inspetor-geral.
2. Departamento de Fiscalizaçao e Auditoria é composto pelo pessoal de auditoria, organiza- se em áreas de coordenação e funciona na dependência direta do Inspetor-geral.
3. A organização da actividade do Departamento de Fiscalizaçao e Auditoria, a definição das áreas de coordenação e a afetação do respetivo pessoal são fixadas pelo Inspetorgeral.
Departamento de Inspeção e Investigação Disciplinar
1. Departamento de Inspeção e Investigaçao Disciplinar é o serviço ao qual cabe em realização das actividades de inspeção e investigação.
2. Compete ao Departamento de Inspeção e Investigaçao Disciplinar, designadamente :
a. Elaborar estudos e reunir as informações relativo ao exercício das atividades de inspeção e investigaçao;
b. Elaborar manual e impressos para implementação das atividades de inspeção e investigaçao disciplinar;
c. Inspecionar e investigar as atividades da gestão administrativas relativo a implementação do plano ação anual, programa das atividades e o seu relatorio;
d. Realizar ações inspetivas e investigação disciplinar na implementação dos programas de atendimento ao público em conformidade com bases legais aplicaveis
e no respeito pelas boas regras de gestão e organização de trabalho e funcionamento dos sistemas e a sua respectiva implementação;
e. Realizar ações inspectivas e investigar o reconhecimento físico das construções, das instalações, dos patrimonios, bem como o seu funcionamento;
f. Realizar ação de inspeção e investigaçao para controlar a legalidade dos procedimentos aplicaveis e do respeito pelas boas regras de gestão das aquisições de
bens e serviços, capital menor, capital do desenvolvimento, despesas das viaturas e combustiveis, as manutenções, os critérios para utilização das viaturas,
a aquisição de serviços a empresas e a conservação de patrimonios;
g. Realizar inspeções de visitas a serviços objeto de reclamação, queixas, denúncias ou participação;
h. Realizar investigações de processos de inquérito e averiguações às entidades abrangidas pela sua intervenção, bem como propor o procedimento
disciplinar para uma tomada de decisão pelo Ministro da Justiça;
i. Realizar acções inspectivas para monitorizar as acções de seguimento/acompanhamento em visitas de serviços;
j. Exercer as demais funções que lhe forem delegadas por lei ou delgadas pelo Inspetor-geral.
3. O Departamento de Inspecção e Investigaçao é composto pelo pessoal de inspeção e investigaçao, organiza- se em áreas de coordenação e funciona na dependência direta do Inspetor-geral.
4. A organização da actividade do Departamento de Inspecção e Investigaçao Disciplinar, a definição das áreas de coordenação e a afectação do respectivo pessoal são fixadas Inspetor-geral.
Departamento de Avaliação, Monitorização e Desenvolvimento
1. O Departamento de Avaliação, Monitorização e Desenvolvimento é o serviço pelo qual cabe a realização de atividades de inspeção, avaliação, monitorização e desenvolvimento das ações.
2. Compete ao Departamento de Avaliação, Monitorização e Desenvolvimento designadamente :
a. Reunir informações relativos ao exercício das ações de melhoramento, de forma a proceder à sua inspeção, avaliação ou monitorização;
b. Realizar ações de inspeção e avaliação na implementação das ações de desenvolvimento;
c. Realizar ações inspetivas para monitorizar as ações de seguimento ou acompanhamento em visitas de serviços;
d. Analisar e emitir pareceres sobre o grau de eficiência e aptidão dos serviços inspecionado e do respetivos pessoal para o melhoramento;
e. Relatar o incumprimento da ações inspectivas relativamente ao despacho exarado pelo superior do Ministério da Justiça;
f. Exercer as demais funções que lhe forem delegadas por lei ou delgadas pelo Inspetor-geral.
3. O Departamento de Avaliação, Monitorização e Desenvolvimento é composto pelo pessoal de inspeção e investigaçao, organiza- se em áreas de coordenação e funciona na dependência direta do Inspetor-geral.
FUNCIONAMENTO
Artigo 11.º
Plano de Atividades
1. Todas as atividades do GIA estão subordinadas ao previsto nos respetivos planos de ação anual e planos de ação plurianuais.
2. Compete ao Ministro da Justiça, sob proposta do Inspetorgeral, aprovar o plano de ação anual e plano de ação plurianuais, bem como as suas alterações.
3. O plano anual de atividades define as inspeções, fiscalizações, auditorias e investigação a realizar e estabelecer critério e prioridades quanto ao exercício das outras competências de GIA, designadamente em termos de tipos e de áreas de investigação.
Inspecções, Auditorias, Sindicâncias e Inquéritos
1. Compete ao Ministro da Justiça a determinar a realização de sindicâncias e inquéritos.
2. A realização das inspecções e auditorias é determinada de acordo com o disposto no plano anual e plurianual de atividades, pelo Ministro da Justiça nos casos em que tal esteja expressamente previsto nas leis orgânicas dos respetivos serviços, ou pelo Inspetor-geral nos restantes casos.
3. No final de cada ação é elaborado o respetivo relatório, que faz parte integrante do processo dos trabalhos realizados.
Queixas, Reclamações e Denúncias
1. O GIA aprecia as queixas, reclamações e denúncias que lhe sejam apresentadas diretamente ou que lhe sejam remetidas pelo Ministro da Justiça.
2. As queixas, reclamações ou denúncias podem ser apresentadas por qualquer cidadão ou instituição, oralmente ou por escrito, independentemente de qualquer formalidade especial e de interesse pessoal e direto no caso.
3. A origem das queixas, reclamações e denúncias apresentadas à GIA é confidencial, salvo determinação em contrário do Inspetor-geral, quando tal se mostre necessário para a instrução do processo.
4. O GIA estabelecer o impresso proprio e o quadro de queixas, reclamações, denúncias e participação.
Processos Disciplinares
O Ministro da Justiça pode determinar que sejam instruídos pelo GIA os processos de investigações ou averiguações disciplinares e propor o resultado do processo a Comissão da Função Pública para tomada de decisão a aplicação da pena seja da sua competência.
Instrução dos Processos
1. Compete ao Inspetor-geral submeter todos os processos de inspeção, fiscalização, auditoria e investigação para tomada de decisão final pelo Ministro da Justiça.
2. Compete aos Subinspetor-geral referidos a orientar superiormente a instrução dos processos, bem como submetê-los a despacho do Inspetor-geral.
3. A instrução dos processos está sujeita ao princípio do contraditório, devendo o serviço ou o funcionário ou agente visados ser ouvidos no prazo de quinze dias após de o processo ser submetido a decisão do Ministro da Justiça.
Poderes Instrutórios
1. O pessoal dirigente e de inspeção-geral, fiscalização e auditoria, quando no exercício das suas funções, é considerado autoridade pública, podendo elaborar
participações por infracções verificadas pessoalmente nesse exercício.
2. As participações e as provas são imediatamente apresentadas ao inspetor-geral, que as remete às entidades competentes para a sua apreciação
3. O pessoal dirigente e de inspeção-geral, fiscalização e auditoria, no exercício das suas funções, tem poder para :
a. Aceder e circular livremente em todas as instalações e estabelecimentos dos serviços do Ministério da Justiça ou em outros locais onde estes exerçam as suas
atividades, sem necessidade de aviso prévio, mediante apresentação ao mais alto responsável que se encontre no local e comunicação, logo que possível, ao dirigente máximo do serviço, salvo se a apresentação ou comunicação prejudicarem a eficácia da diligência;
b. Aceder, para efeitos de exame e consulta, a todos os processos, documentos e quaisquer outros elementos existentes nos livros, registos, incluindo informáticos, e arquivos dos serviços, bem como requisitá-los, ou às respectivas certidões, para junção aos autos.
4. O GIA pode solicitar aos serviços administração direta e organismo de autonomia técnica do Ministério da Justiça todas as informações, documentos e outros elementos necessários ao exercício das suas funções.
5. O GIA pode solicitar a comparência o pessoal dos serviços do Ministério da Justiça, bem como testemunhas, peritos e outras pessoas que possam dispor de informações úteis sobre a matéria do processo, para prestar depoimentos, quando tal se mostre necessário para o exercício das suas funções.
Confidencialidade e Publicidade dos Processos
1. Os processos instruídos na GIA são confidenciais.
2. A consulta dos processos, a passagem de certidões ou fotocópias e a informação sobre os resultados da instrução dependem de autorização do inspetor-geral, a qual só pode ser concedida a quem demonstre ter interesse pessoal, direto e legítimo no caso, e quando tal não se mostre inconveniente para a instrução do processo ou para as suas finalidades nem ponha em causa o sigilo a que os serviços visados e o seu pessoal estejam obrigados ou tenham direito.
3. O disposto no presente artigo não prejudica a possibilidade de dar aos relatórios e às conclusões dos processos a divulgação e publicidade que se considerem justificadas, em termos a definir pelo Ministro da Justiça e com salvaguarda dos direitos fundamentais dos cidadãos.
Dever de Colaboração
1. Os titulares de cargos dirigentes dos serviços do Ministério da Justiça, bem como os respectivos funcionários e agentes da administração pública, têm o dever especial de colaborar com a GIA no âmbito das suas competências, designadamente disponibilizando o acesso ou fornecendo os elementos de informação que esta considere necessárias para o efeito e lhes solicite.
2. A recusa da colaboração devida e a oposição ou obstrução ao exercício da atividade da GIA fazem incorrer o infractor em responsabilidade disciplinar e criminal, nos termos da lei.
3. As testemunhas, peritos e outras pessoas convocadas que não compareçam e não apresentem justificação nos cinco dias úteis seguintes à data da falta incorrem em responsabilidade disciplinar e criminal, nos termos da lei.
Acompanhamento do Resultado das Ações
1. O GIA acompanha a execução pelos serviços competentes das decisões proferidas pelo Ministro da Justiça nos processos por ela instruídos.
2. Na sequência do acompanhamento referido no número anterior, o inspetor-geral pode, após audição do serviço em causa, propor ao Ministro da Justiça a adopção das medidas que tiver por convenientes.
DO PESSOAL
Artigo 20.º
Quadro Pessoal dos Dirigentes
O quadro do pessoal dirigente da GIA é o constante do anexo I ao presente diploma, do qual faz parte integrante.
Pessoal da Equipa de Auditoria, e de Investigação e Inspeção
1. Integram na equipa de inspetores e auditoria :
a. Os funcionários pertencentes do gabinete de inspeçãogeral, fiscalização e auditoria;
b. Os funcionários de técnicos superiores de multidisciplinares por conveniente de serviços por despacho do Inspetor-Geral .
Estágios
1. O GIA pode proporcionar estágios a estudantes de estabelecimentos ou instituições de ensino com as quais tenha celebrado protocolos.
2. O número de vagas, a duração do período de estágio e os serviços em que sejam admitidos são fixados pelo Inspetorgeral, consoante as necessidades dos serviços.
3. O estágio destinado a estudantes não é remunerado e possui carácter complementar ao curso ministrado pela instituição de ensino, tendo por objectivo o auxílio da formação profissional através do contacto com as atividades desempenhadas pela GIA, não criando qualquer vínculo entre a GIA e o estagiário.
Sigilo Profissional
O pessoal ao serviço do GIA está sujeito às disposições legais relativas ao sigilo profissional e deve guardar rigoroso segredo sobre todas as matérias de que tenha conhecimento no exercício das suas funções, mesmo após a respectiva cessação.
Regalias Funcionais
Para efeitos do exercício das suas funções, o inspetor-geral, o subinspetor-geral e o pessoal de inspeção, fiscalização e auditoria, têm direito a uso de cartão de identificação e livre trânsito, de modelo é o consoante do anexo II ao presente diploma, do qual faz parte integrante.
Formação e aperfeiçoamento profissional
O GIA promove as ações de formação para o melhoramento de capacidade profissional ao seu pessoal do serviço, utilizando preferencialmente as estruturas de formação existentes na Administração Pública ou recorrendo à serviços externos, quando necessário.
GESTÃO FINANCEIRA
Artigo 26.º
Instrumentos de Gestão
O desenvolvimento das competências de GIA assenta numa gestão por objetivos e num adequado controlo orçamental, disciplinados pelos seguintes instrumentos :
a. Plano anual e plurianual de ação;
b. Orçamento anual;
c. Relatórios trimestrais e anuais de atividades;
d. Relatórios financeiros periódicos, mensais, trimestrais e anuais.
Regulamento
A criação das secções e a nomeação dos chefes de secção é feita por Diploma Ministerial do Ministro da Justiça nos termos previstos no Regime das Carreiras e dos Cargos de Direção e Chefia da Administração Pública, constante do Decreto-Lei n.º27/2008, de 11 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 20/2011, de 8 de Junho.
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIA
Artigo 27.º
Anexos
A mapa quadro dirigentes do GIA é aprovada em anexo I, cartão de identificação do GIA é aprovada em anexo II, O organograma do GIA é aprovada em anexo III, os quais fazem parte integrante do presente diploma.
